Должностные обязанности специалиста по документообороту

Все что нужно знать по теме: "Должностные обязанности специалиста по документообороту" с профессиональной точки зрения. По всем вопросам вы можете обратиться к дежурному юристу.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

Должностная инструкция специалиста по документообороту:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.002 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.003 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.004 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.005 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.006 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.007 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности :

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

[3]

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Я сам не знал столько, ну вот нарыл и скинул Вам, сори ссылку на то где нашел скинуть не могу, машинально закрыл и теперь найти не могу. Еще раз мой извинения.

Должностные обязанности менеджера по документообороту

Должностные обязанности специалиста по документообороту

После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения. В течение рабочего дня специалист обязан: принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию; сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое; подготавливать документацию для рассмотрения управленцем; согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход; разрабатывать номенклатуры дел; проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело; контролировать своевременность подшивки документов в дел; оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов; проводить информационно-справочную работу;

Должностные обязанности специалиста по документообороту

После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту В течение рабочего дня специалист обязан: принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию; сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое; подготавливать документацию для рассмотрения управленцем; согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход; разрабатывать номенклатуры дел; проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело; контролировать своевременность подшивки документов в дел; оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам. 2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив. 2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________. 2.8. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров. 2.10. Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность. 2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

Читайте так же:  Проводки по эквайрингу

Должностная инструкция менеджера по документообороту в розницу

4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. Должностная инструкция специалиста по документообороту:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.002 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  1. среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  2. стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  1. Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  2. Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  3. Уставом предприятия.
  4. ПВТР.
  5. Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  6. Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

… Должностная инструкция специалиста по документообороту:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

Контролирует обеспечение подразделений периодическими

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Корпоративный стандарт формы одежды» ; 254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ; 254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ; 254.6 Положение об Административном отделе XXX ; 255 Права Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники. 1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании. 1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией. 1.5.6. Трудовым договором. 1.5.7.

Положением о персонале. 1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО. 1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Рублев Согласовано: Начальник юридического отдела С.С. Сергеев Начальник отдела кадров И.И.

Иванов Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев Публикации по теме:

[2]

Автор Опубликовано Рубрики (c)oformitely.ru 2012-2018 Копирование материалов разрешено только с указанием активной ссылки на первоисточник Искать: Поиск

Специалист по электронному документообороту должностная инструкция

Обеспечивает хранение печатей компании.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.2.3.

Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.2.4.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании. 1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности. 1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации. 1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется: 1.5.1.

Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании. 1.5.2. Положением о документообороте компании. 1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией. 1.5.6. Трудовым договором. 1.5.7. Положением о персонале. 1.5.8.

Видео (кликните для воспроизведения).

Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

УТВЕРЖДАЮ
Директор по экономике П.П. Безденежных
ПАО «Трест»
____________ П.П. Петров
«___»___________ г.

Должностная инструкция
специалиста по работе с документами

1 Общие положения

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать:
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— документы менеджмента качества.

Специалист имеет право:
4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).
4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

Читайте так же:  Отражение дивидендов в бухгалтерской отчетности

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев
Согласовано:
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Специалист по работе с документами

Специалист по работе с документами – вакансии на эту должность довольно востребованы. Особенно, если предложения исходят от прямого работодателя. Но прежде чем получить данную вакансию, необходимо четко представлять что вас ожидает на самом деле. Должностная инструкция с должностными обязанностями поможет вам в кратчайшие сроки в этом разобраться и уже в ближайшее время сделать совершенно определенные выводы относительно данной вакансии.

Существует множество вариантов работы, где необходимо участие специалиста, умеющего работать с документами. Ведь это может быть работа с судебными, архивными, секретными и другими их разновидностями. И для каждого случая работодателю желателен профилированный специалист в определенной области. Но общие (универсальные) положения о требованиях к должности специалиста по работе с документами следующие.

  1. На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
  2. Специалист по работе с документами подчиняется начальнику административного отдела.
  3. Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
  4. В случае временного отсутствия специалиста по работе с документами его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
  5. Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
  • действующими законодательными актами;
  • приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
  • инструкцией по делопроизводству и работе архива;
  • установленными на предприятии нормами и правилами;
  • политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
  • трудовым договором;
  • положением об административном отделе.

Должностные обязанности

Специалист по работе с документами обязан:

  • Осуществлять подготовку необходимых документов.
  • Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
  • Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
  • Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
  • Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
  • Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
  • Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
  • Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
  • Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Профессиональные требования

Специалист должен знать:

  • структуру предприятия;
  • организацию делопроизводства на предприятии;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • применение средств вычислительной и организационной техники;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • документы менеджмента качества.

Специалист по работе с документами имеет право:

  • Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
  • Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  • Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  • Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
  • Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  • Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
  • Принимать решения в пределах своей компетенции.
  • Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

Должностная инструкция

главного специалиста по документообороту

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту относится к категории специалистов.

1.2. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.4. Главный специалист по документообороту подчиняется начальнику отдела кадровой политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

  • законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • методическими материалами по соответствующим вопросам;
  • уставом организации;
  • приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
  • правилами внутреннего распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
  • настоящей должностной инструкцией.
Читайте так же:  Как получить 25 000 рублей наличными из материнского капитала

1.7. Главный специалист по документообороту должен знать:

  • правовое обеспечение деятельности компании;
  • архивное дело;
  • структуру и руководящий состав организации;
  • единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • организационную культуру и служебную этику.

2. Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту обязан:

2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________.

2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________.

2.4. Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив.

2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________.

2.8. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.10. Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.12. Вести протокола планерных совещаний и ________________, производить рассылку поручений ____________.

2.13. Вести контроль исполнения поручений ___________.

2.14. Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.15. Соблюдать общие принципы корпоративного поведения служащего, запреты и ограничения, связанные с работой.

Главный специалист по документообороту вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Главный специалист по документообороту несет ответственность:

4.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а) ________________________________

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

  • при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
  • при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
  • на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

  • грамотно сформулировать название должности;
  • предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
  • сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

  • высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
  • стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

  • систему организации делопроизводства;
  • схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
  • организационную культуру и нормы делового этикета;
  • правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
  • структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
  • порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
  • правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

Читайте так же:  Ненормированный рабочий день по тк рф

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

  • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
  • Уставом хозсубъекта;
  • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
  • административным распоряжениям и приказам;
  • ПВТР;
  • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

  • принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
  • сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
  • подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
  • согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
  • разрабатывать номенклатуры дел;
  • проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
  • контролировать своевременность подшивки документов в дел;
  • оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
  • проводить информационно-справочную работу;
  • обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
  • создать удобную и эффективную поисковую систему;
  • составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
  • подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
  • выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

  • игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
  • игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
  • саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

  • запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
  • доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
  • получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

Должностные обязанности специалиста документооборота

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом 1. Общие положения 1. На должность специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом принимается лицо: 1 имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена; 2 имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется: 1 ……… наименование учредительного документа 2 Положением о ……… наименование структурного подразделения 3 настоящей должностной инструкцией; 4 ……… наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности 1. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… наименование должности руководителя 1. Документационное обеспечение работы с персоналом: 1 ведение организационной и распорядительной документации по персоналу; 2 ведение документации по учету и движению кадров; 3 администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

Любой организации с потоком исходящих и входящих документов, штатом сотрудников, наличием иерархии руководящих органов необходим секретарь. Именно он берет на себя функционал по обеспечению документооборота, деятельности руководителя.

Делопроизводитель — должностные обязанности специалиста, подбор персонала Делопроизводитель — должностные обязанности специалиста, подбор персонала Профессия делопроизводителя — должностные обязанности Документооборот даже не очень большой компании весьма обширен, поэтому его ведением на постоянной основе должен заниматься отдельный специалист. В руки к делопроизводителю попадает большой пласт документации для анализа, обработки и перенаправления. В некоторых фирмах делопроизводитель дополнительно выполняет задачи секретаря, в которые входит выполнение заданий руководства, ведение корреспонденции, звонки, общение с клиентами, перевод документов, пр.

Специалист по оформлению документов должностная инструкция

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом 1. Общие положения 1. На должность специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом принимается лицо: 1 имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена; 2 имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется: 1 ……… наименование учредительного документа 2 Положением о ……… наименование структурного подразделения 3 настоящей должностной инструкцией; 4 ……… наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности 1.

Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… наименование должности руководителя 1. Документационное обеспечение работы с персоналом: 1 ведение организационной и распорядительной документации по персоналу; 2 ведение документации по учету и движению кадров; 3 администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом исполняет следующие обязанности: 3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя. Права Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом имеет право: 4. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

[1]

Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей. Ответственность 5. Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом привлекается к ответственности: — за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете; — за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации; — за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Читайте так же:  Как выселить собственника из квартиры без его согласия

Заключительные положения 6. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта » Специалист по управлению персоналом «, утвержденного Приказом Минтруда России от Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу до подписания трудового договора. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции в журнале ознакомления с должностными инструкциями ; в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом 6.

Главный специалист 1 разряда отдела документооборота (должностной регламент № 3

Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность?

Должностные обязанности секретаря

Права менеджера по работе с документацией Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют — штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение.

Делопроизводитель — должностные обязанности специалиста, подбор персонала

Общие положения 1. Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена. На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях численностью от человек , а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет. Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению 1. Ведущий специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется: — Правилами внутреннего трудового распорядка; — Инструкцией положением о секретариате компании; — Положением о документообороте компании; — Положением по работе с конфиденциальной информацией; — Положением о персонале; — настоящей должностной инструкцией; 1. Ведущий специалист по документообороту подчиняется непосредственно наименование должности 1. На время отсутствия ведущего специалиста по документообороту отпуск, болезнь, пр. Должностные обязанности Ведущий специалист по документообороту обязан: 2.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности: 2. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

дПМЦОПУФОЩЕ ЙОУФТХЛГЙЙ ЛБЛ ЮБУФШ ЛБДТПЧПЗП ДПЛХНЕОФППВПТПФБ

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Должность начальник документооборота обязанности

Должностная инструкция специалиста по технической документации 2. Инфо Специалист по технической поддержке пользователей работает в команде технической поддержки, для достижения общего результата, поддерживает дружелюбную атмосферу в коллективе. Важно V. Специалист по технической поддержке пользователей несет ответственность: 1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Обязанности специалиста по оформлению документов

Специалист по работе с документами имеет право: Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления соответствие ГОСТ. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. Принимать решения в пределах своей компетенции. Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

Видео (кликните для воспроизведения).

Полезное видео: Должностные обязанности менеджера и директора на каталог

Источники


  1. Малько, А.В. Проблемы теории государства и права. Учебник / А.В. Малько. — М.: Юрлитинформ, 2012. — 802 c.

  2. Кабинет информатики. Методическое пособие / И.В. Роберт и др. — М.: Бином. Лаборатория знаний, 2016. — 126 c.

  3. Чашин, А. Н. Что такое исполнительное производство и как гражданину общаться с судебным приставом / А.Н. Чашин. — М.: Дело и сервис, 2016. — 240 c.
  4. Баскакова, М. А. Толковый юридический словарь бизнесмена (англо-русский, русско-английский) / М.А. Баскакова. — М.: Контракт, 2007. — 560 c.
  5. Теория государства и права (схемы и комментарии). — Москва: Мир, 2000. — 208 c.
Должностные обязанности специалиста по документообороту
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here