Электронная трудовая книжка

Все что нужно знать по теме: "Электронная трудовая книжка" с профессиональной точки зрения. По всем вопросам вы можете обратиться к дежурному юристу.

С 2020 года в России появится электронная трудовая книжка

Подписка на новости

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

17 сентября 2019 15:09

С 2020 года в России появится электронная трудовая книжка. Новый цифровой формат призван обеспечить постоянный и удобный доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям – к новым возможностям кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным, позволяющим сохранить бумажный формат столько времени, сколько это необходимо. Исключением станут те граждане, кто устроится на работу впервые с 2021 года. У них все сведения о трудовой деятельности изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажного носителя.

Все граждане в течение 2020 года могут подать работодателю заявление в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную версию.

Граждане России, которые до конца 2020 года не обратятся к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.

Доступ к электронной трудовой книжке будет открыт для граждан в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России и через портал госуслуг, а также посредством соответствующего приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Обеспечить ее сможет работодатель (по последнему/актуальному месту работы), территориальный орган Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека.

К преимуществам электронной трудовой книжки отнесены:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должности (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

Что касается работодателей, то с 1 января 2020 года для них будет введена обязанность ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет осуществляться в рамках действующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года, в случаях приема на работу или увольнения, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Отметим, что переход к электронным трудовым книжкам будет регламентирован законодательством. В настоящее время проекты законов находятся в стадии принятия.

На официальном сайте Пенсионного фонда России можно посмотреть проекты документов для работодателей:

— Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника;

— Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.



Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Читайте так же:  Как оформить семью как малоимущую

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Место работы.
  • Периоды работы.
  • Должность (специальность, профессия).
  • Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
  • Основания прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. В данный момент проект подготовленных изменений направлен Правительством на рассмотрение Федерального собрания.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводит обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

Третий законопроект вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника

Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

[3]

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ 2020 — ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ СПЕЦИАЛИСТУ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И БУХГАЛТЕРИИ. ГРАМОТНОЕ УВОЛЬНЕНИЕ.

АНО ДПО «Академия профессиональной подготовки кадров» приглашает принять участие в семинаре:

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ 2020 — ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ СПЕЦИАЛИСТУ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И БУХГАЛТЕРИИ. ГРАМОТНОЕ УВОЛЬНЕНИЕ.

К участию в семинаре приглашаются:

кадровые специалисты, главные бухгалтера, юристы и руководителей компаний

11 ноября, 2019 года

Москва, Конгресс-центр ГК ИЗМАЙЛОВО

Цена очного участия: 12 900

р.

Код мероприятия: Н-1947

ЧТО ВХОДИТ В СТОИМОСТЬ СЕМИНАРА?

Участие в семинаре

Вам выдается именной персональный допуск на участие во Всероссийском семинаре

Именной сертификат

По итогу обучения Вы получаете именной сертификат установленного образца об участии в семинаре

Комплект материалов

В начале семинаре Вам выдается комплект учебно-методических материалов на флеш-накопителе, так же полный комлект канц-товаров.

Читайте так же:  Как можно обналичивать материнский капитал

ПРОГРАММА СЕМИНАРА

Семинар: Электронные трудовые книжки 2020 — что нужно знать специалисту кадровой службы и бухгалтерии». Грамотное увольнение, состоится 11 ноября 2019 года

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 г.:

Электронный кадровый документооборот работодателя – следующий этап «цифровизация» трудовых отношений.:

  • Законопроекты по внедрению электронного кадрового документооборота: электронный документ, цифровая подпись, хранение и передача информации, внесение изменений по использованию электронного документооборота в обширный список законов.
  • Итоги эксперимента, проведенного в 2018 году (Приказ Минтруда России № 194 от 26 марта 2018). Планирование следующего эксперимента продолжительностью 3 года.
  • Необходимые экономические и временные ресурсы на внедрение электронного документооборота, предполагаемое время начала «массового» электронного документооборота. Плюсы и минусы нововведений, что необходимо знать и как подготовиться к этому.

Электронный надзор за трудовыми взаимоотношениями: Цели, задачи и перспективы внедрения. Электронный инспектор (Онлайнинспекция РФ), внедрение добровольного внутреннего контроля и аудита.

Электронный паспорт гражданина РФ (ID): понятие, перечень информации содержащей в документе, плюсы и минусы данного документа, предполагаемое время начала выдачи электронных паспортов.

[1]

Перспективные направления внедрения «Цирофвой экономики» в HR-блок у работодателя: электронный кадровик электронный документооборот, машинное обучение виртуальная реальность, роботизация трудоемких и вредных производств.

Видео (кликните для воспроизведения).

Современные Альтернативы к привлечению к труду (работе/услугам) граждан:

Договора ГПХ (выполнение работ/оказание услуг).

  • Договор ГПХ с физическим лицом: изучаем важные аспекты для законного заключения договора, существенные условия договора, формулировки договора.
  • Упрощенный порядок признания, ответственность за уклонение заключения трудового договора.
  • Внесение изменение с 2018года в ст. 360 ТКРФ увеличение оснований для внеплановой проверки ГИТ – новый механизм увеличения количества внеплановых проверок (по жалобе) на работодателей ненадлежащим образом оформляющих своих работников.
  • Критерии анализа условий договоров при проверке Государственной инспекции труда.
  • Основания признания отношений трудовыми: Новейшая Судебная практика и Позиция Верховного Суда РФ.
  • Как доказать обоснованность заключения гражданско-правового договора и пройти проверку ГИТ без штрафов за договора ГПХ.

«Самозанятые» — новый популярный тренд в трудовых отношениях».

  • «Самозанятые» (Федеральный закон от 27.11.2018 №422-ФЗ) — Успешный эксперимент будет развиваться на всю территорию РФ.
  • Правовое регулирование отношений с самозанятыми работниками.
  • Плюсы для Компаний (работодателей).
  • Необходимые условия для отношений с самозанятыми: нюансы и особенности.

Кадровый аудит, своими силами:

  • Построение системы проведения учета и контроля соблюдения в компании трудового законодательства (задачи, цели, этапы, сроки).
  • Экспресс–Аудит: быстро, грамотно, бесплатно и эффективно, делимся секретами проведения.
  • Обобщаем результаты, вносим изменения и поправки в ЛНА, выбираем самое благоприятное время для внесения изменений.
  • Закладываем основу успешного оформления(внесению изменений) ЛНА в интересах Работодателя: ПВТР, Трудовой договор, Должностные инструкции. Проверка документов, Практические советы по формулировкам в ЛНА позволяющие защитить интересы компании в возможном споре с работником или судебном разбирательстве.

Увольнение работников – актуальные тренды и современные ошибки.

    Изменением определенных сторонами условий трудового договора – п.7. ст. 77 ТКРФ Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя вследствие изменения. организационных или технологических условий труда, какие условия договора можно изменить и в каких случаях, а какие рискованно и проблематично.

Ответы на вопросы участников семинара, построение алгоритма увольнения «проблемных» работников.

СПИКЕР СЕМИНАРА

Зуйков Александр Константинович

Практикующий юрист по решению внештатных ситуаций в области трудового законодательства, кадрового делопроизводства, кадровой политики компаний, охраны труда работодателя, взыскания дебиторской задолженности, юрист, член конкурсной комиссии Всероссийского конкурса практикующих юристов «Понтифик», независимый бизнес-консультант, автор многочисленных семинаров, статей и публикаций по вопросам трудового права, преподаватель ведущих учебных центров Москвы и России.

Опыт преподавания — более 13 лет. За это время провел обучение более 35.000 слушателей.

Количество проводимых семинаров в год — 90-110.

Проводил обучение и консультировал такие компании как: ОАО «СО ЕЭС», ТНК ВР, ОАО «Северсталь», ОАО «Газпром», ОАО «РЖД», Группа компаний «ПИК», ФГУ «Российская газета», ЗАО «Аптеки 36.6», ОАО «Система Масс-Медиа», РИА Новости, ОАО «Росмедстрах», ОАО «Единая Европа-Холдинг», Росгидромед, ЗАО «Консультант Плюс», ЗАО «Шиндлер», Торгово-промышленная палата, ООО «Стройгазмонтаж», РН-Москва, ОАО «Газпром нефтехим Салават», Минтранс РФ, ПАО «Сбербанк», ОАО Альфа Страхование», CarPrice, ООО «Мессе Дюссельдорф Москва», OSRAM и др.

РЕГИСТРАЦИЯ НА СЕМИНАР

Для регистрации на семинар выберите форму обучения и заполните краткую форму

ПФР разработал памятку по электронным трудовым книжкам

Khakimullin / Depositphotos.com

На официальном сайте фонда появился соответствующий материал. В нем разъясняются преимущества и особенности перехода на электронные трудовые книжки, включая новые обязанности работодателей в связи с таким переходом, а также приводятся ответы на актуальные вопросы по этой теме.

Так, подчеркивается, что электронная трудовая книжка будет существовать только в цифровом формате без физического носителя. Однако граждане смогут ознакомиться со сведениями, отраженными в ней, через личный кабинет на сайте ПФР или на портале госуслуг, либо через специальное приложение для смартфонов. При необходимости сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить и в виде бумажной выписки – ее можно запросить у нынешнего или бывшего работодателя (по последнему месту работы), а также в управлении ПФР или в МФЦ. Причем такая услуга будет предоставляться экстерриториально (без привязки к месту жительства или работы человека).

В числе преимуществ электронной трудовой книжки ПРФ выделяет следующие:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Что касается перехода на электронные трудовые книжки, то он стартует с 2020 года. «Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека», – подчеркивается в материале. Исключение предусмотрено только для тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года – у них все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Остальные граждане, желающие сохранить бумажную трудовую книжку, смогут в течение следующего года подать об этом заявление работодателю. Для последних наряду с электронной книжкой сведения о трудовой деятельности также будут вноситься и в бумажную версию документа. Все остальные россияне получат свои бумажные книжки на руки и сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Читайте так же:  Йеллоустоун ждет вас!

Может ли неточная запись в трудовой книжке служить основанием для отказа во включении спорного периода работы в трудовой стаж? С правовыми позициями судов по данному вопросу ознакомьтесь в «Энциклопедии судебной практики» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Разъясняются также новые обязанности работодателя, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. С 1 января 2020 года они должны будут ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые лягут в основу формирования электронных трудовых книжек. Также им следует письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве на сохранение бумажной трудовой. При этом с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Наконец, в материале приводятся ответы на актуальные вопросы, связанные с электронными трудовыми книжками. Речь идет о возможности сохранения бумажной книжки, о порядке предоставления работодателем сведений в ПФР, защите баз данных ПФР, способах получения сведений из электронной книжки. Часть вопросов касается содержания электронной трудовой книжки (по составу данных она практически идентична бумажной), способа предъявления электронной трудовой при устройстве на работу (информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью), фиксации информации о трудовой деятельности при увольнении (в данном случае работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде, а при сохранении бумажной трудовой книжки – зафиксировать данные в ней).

Ожидается, что цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

В России могут появиться электронные трудовые книжки

Государственная Дума на пленарном заседании во вторник, 17 сентября, приняла в первом чтении поправки в Трудовой кодекс и ряд других законов, вводящие в России электронные трудовые книжки.

«Развитие цифровой экономики, законодательное обеспечение внедрения современных технологий в современную жизнь — один из приоритетов работы Государственной Думы, — сказал Вячеслав Володин

Вячеслав Володин напомнил, что «закон об электронных трудовых книжках давно ждет бизнес-сообщество. Мы обсуждали его во время больших парламентских слушаний по развитию цифровой экономики. Возможности для перехода на «цифру» у компаний есть, а главное — этот закон даст возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников».

«При этом для самих работников появление электронной трудовой книжки сведет к минимуму риски потери сведений и освободит их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о трудовом стаже», — сказал Председатель ГД.

«Изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица. Важно, что переход на электронные трудовые книжки будет добровольным и постепенным», — отметил он.

В случае окончательного принятия поправок с 1 января 2021 года работодатели будут вести трудовые книжки на бумажном носителе только в отношении работников, которые до конца 2020 года подадут об этом соответствующее письменное заявление. Тем, кто такое заявление не подаст, трудовые книжки выдадут на руки, а работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение. Все новые сведения будут храниться только в электронном виде. Лицам, впервые поступающим на работу, бумажные трудовые книжки оформляться не будут.

Первый законопроект вносит изменения в ТК РФ, второй — в ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Им предусматривается, что в Пенсионный фонд России будут сообщаться данные, связанные с местом работы, должностью, перемещениями с одной должности на другую того или иного гражданина. Как отмечал Первый заместитель руководителя фракции «Единая Россия» Андрей Исаев

Ранее трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений при Правительстве РФ поддержала инициативу о введении электронных трудовых книжек.

5 главных рисков ускоренного перехода на электронные трудовые книжки

Директор компании Кадриум, эксперт по кадровому аудиту

специально для ГАРАНТ.РУ

Правительством РФ внесен в Госдуму пакет законопроектов, целью которых является внедрение электронного учета сведений о трудовой деятельности работников. Суть законопроектов – автоматический переход с 2021 года на электронную трудовую книжку всех работников, которые не напишут письменного заявления работодателю с просьбой оставить бумажную версию трудовой книжки. Тем, кто впервые поступает на работу с указанного срока, бумажную трудовую книжку заводить уже не будут.

Обо всех плюсах законопроекта уже высказывались неоднократно. Я бы хотел остановиться на тех моментах, которые лично у меня пока вызывают вопросы.

Первоначальное наполнение базы

Для корректной работы системы персонального учета, которая станет заменой бумажным электронным книжкам, по каждому работнику должны быть занесена информация обо всех кадровых действиях (приеме, переводе, увольнении) между работодателями, а также информация о специальности работника и его квалификации.

Согласно данным Росстата в 2018 году зарегистрировано 72,3 млн официально трудоустроенных россиян. Среднее количество записей в трудовой книжке никто не считал, но в некоторых отраслях с большой текучестью кадров, у работников уже в 30 лет появляется вкладыш в трудовую книжку. Но, даже если взять среднюю оптимистичную цифру в 20 записей на трудовую книжку, то суммарно по всем работникам –это уже около 1,5 млрд записей, которые нужно внести в систему ПФР, чтобы проект корректно заработал.

Сколько времени на это уйдет, каких трудозатрат это потребует, в какой срок необходимо будет внести все данные, какие будут санкции для тех, кто откажется вносить информацию – все эти вопросы пока остаются открытыми.

Так же есть вопрос в контроле корректности первоначального наполнения. Ввиду такого массового и аврального внесения информации вполне возможны ошибки в занесении стажа, должностей, наименования работодателей и прочей информации. Кто будет это контролировать – ПФР, работодатель или сам работник должен будет сверить свою трудовую с теми данными, которые внесли в систему перс.учета, на ком будет лежать ответственность за достоверность внесенной информации и как будет восстанавливаться информация, если вдруг выяснится лет через 15-20 что была допущена ошибка в стаже или наименовании работодателя, на данный момент не понятно.

Читайте так же:  Льготы студентам на проезд в общественном транспорте

Трудозатраты кадровых работников и денежная экономия

Авторы законопроектов говорят о снижении издержек работодателей на дополнительную занятость кадровой службы и затрат на бумагу, однако ведение трудовых книжек не требует каких-то глобальных временных или финансовых затрат со стороны кадровика или компании-работодателя. Металлический шкаф или сейф, где необходимо хранить трудовые книжки, есть практически в каждой организации, да и стоит он ненамного дороже электронной подписи, которая потребуется для взаимодействия с ПФР, а занести запись в трудовую книжку у опытного кадровика не займет более 2-3 минут.

Да, есть момент с личными карточками по форме № Т-2, в которых необходимо дублировать запись и знакомить с записью под роспись работника, и именно этот процесс требует массу времени. Однако об отмене личных карточек речи пока не идет и, скорее всего, они после внедрения электронных трудовых книжек останутся, так как необходимы, как минимум для ведения воинского учета в организации.

И что в итоге получается: с 2021 года обязанность внести запись в трудовую книжку пропадает, но появляется другая: практически в режиме реального времени – уже на следующие сутки – уведомить ПФР обо всех внутренних переводах и кадровых движениях. Возможно, разработчики программного обеспечения для ведения кадрового учета доработают программы, и вся информация будет уходить в ПФР без привлечения кадровика, но до этого момента трудозатраты только вырастут.

Экономия бумаги тоже спорный вопрос. Бумажные приказы о кадровых движениях никто пока не отменяет, а законопроект только добавляет обязанность в день увольнения выдать работнику на бумажном носителе заверенную информацию обо всех кадровых изменениях в период работы.

А если половина работников в организации написала заявление с просьбой вести им бумажные трудовые книжки? То получается вообще двойная работа – нужно и отчитываться постоянно в ПФР, и дублировать информацию в обеих формах трудовых книжек, плюс выполнять все требования по хранению и ведению трудовых книжек.

Доступ к информации о стаже кандидата во время отбора кандидатов

В плане доступа к информации, для работников переход на «цифру» несет только плюсы. Планируется, что они смогут получать информацию о своей трудовой деятельности на сайте госуслуг, МФЦ или ПФР, а также у работодателя.

Однако с точки зрения работодателя сейчас непонятно, как на этапе подбора персонала и до момента заключения трудового договора с конкретным кандидатом можно будет проверить его трудовой стаж, и понять соответствует ли указанный в резюме профессиональный опыт действительному. В связи с этим может возникнуть интересная ситуация. Напомню, что сегодня, в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса, работник при заключении трудового договора должен среди прочих документов предоставить трудовую книжку (за исключением случаев, когда он впервые трудоустраивается на работу) – так у работодателя появляется возможность проверить, соответствует ли заявленный стаж работы фактическому. В случае отсутствия трудовой книжки проверить это самостоятельно можно будет только после трудоустройства работника. Но если выясниться, что работник в ходе трудоустройства предоставил ложные данные, то уволить его на этом основании не получится.

Решить этот вопрос можно будет через согласие работника на ознакомление со сведениями о его трудовой деятельности на официальном сайте ПФР либо через предъявление им выписки о своем стаже. Но так как на законодательном уровне это пока не закреплено, то работник может и отказать в доступе.

Достоверность информации

Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов. Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей? Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

Безопасность информации

Так же открытым остается вопрос безопасности системы персонального учета. По данным компании INFOWATCH за 2017 год во всем мире произошла утечка более 8 млрд записей, и эта цифра из года в год только растет. Поэтому если не уделить должного внимания вопросам безопасности защиты персональных данных работников или сделать систему защиты на скорую руку, то даже сложно представить, какой хаос может внести целенаправленная хакерская атака и уничтожение и кодирование данных о трудовом стаже миллионов работников.

И резюмируя. Несмотря на то, что уход в «цифру» неизбежен и в будущем несет только позитивные изменения, к этому вопросу нужно подойти очень осторожно и полтора года – это очень маленький срок для внедрения и тестирования таких глобальных проектов.

С нового года трудовые книжки станут электронными

Подписка на новости

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

16 сентября 2019 12:14

Председатель правления ПФР Антон Дроздов ответил на вопросы «Комсомольской правды» об электронных трудовых книжках

Почему мы в принципе переходим на электронные трудовые книжки?

Два момента. Во-первых, для этого созрели предпосылки. Большинство россиян пользуются интернетом, у всех есть мобильные телефоны и электронная почта. В нашу жизнь вошли электронные билеты на поезда и самолеты, онлайн-банкинг, безналичные расчеты в магазинах, даже электронный дневник в школе. То есть люди умеют всем этим пользоваться. Во-вторых, уже есть вся нужная инфраструктура, которая позволяет эти данные обрабатывать, передавать и защищать.

Чем плохи бумажные?

Во-первых, это неудобно. И для работодателя, и для сотрудника. Потеряешь книжку – придется всю информацию восстанавливать. Для многих это становится большой проблемой. Во-вторых, человеческий фактор – неправильно внесенные записи работниками кадровых служб. Такое часто бывало в 90-х, да и сейчас иногда происходит. В-третьих, бумажный носитель легче подделать. Мошенники этим тоже пользуются. В цифровом формате работать будет проще и дешевле. Это всем выгодно: гражданам, бизнесу и государству.

Читайте так же:  Соразмерное уменьшение покупной цены

Давайте тогда по порядку. Гражданам что именно выгодно?

Простой пример. Вам понадобилась выписка из трудовой книжки. Для кредита, визы или чего-то еще. Сейчас вы идете в кадры и просите ее сделать. Это не всегда быстро – по закону в течение трех дней. Если все будет в цифровом виде, то через личный кабинет на сайте ПФР вы эту же услугу получите за минуту. Сможете сразу распечатать выписку или отправить ее по электронной почте в любую организацию. И ее везде примут. Плюс сможете оформить пенсию дистанционно. Не нужно будет в качестве подтверждения приносить еще один документ.

В чем выгода работодателя?

Во-первых, сейчас он заказывает бланки бумажных трудовых книжек и тратит на это деньги. Во-вторых, он их у себя хранит в сейфе, потому что это документы строгой отчетности. В-третьих, сотрудники их заполняют вручную. В-четвертых, если что-то произойдет, их придется восстанавливать. К примеру, сейчас в Иркутской области введен режим ЧС из-за паводка, и у некоторых трудовые книжки были утрачены. И теперь работодателям нужно их восстанавливать, а это целая процедура, которую они обязаны пройти.

Но ведь одно дело – заполнить от руки, а другое – установить новое приложение и разобраться, как оно работает. Плюс дополнительные деньги заплатить наверняка…

Отчетность у работодателя и так почти вся в электронном виде. Разработчики программного обеспечения просто доработают пакет бухгалтерских программ. Бизнесу это ничего не будет стоить.

А мелкие предприниматели? У них обычно все по старинке ведется…

Организации, где меньше 25 сотрудников, смогут воспользоваться кабинетом страхователя у нас на сайте. Они смогут эту информацию просто отправлять онлайн – как по электронной почте.

Но ведь в этом случае тоже будет человеческий фактор. Не ту информацию занесут в базу – и все, прощай пенсия!

Пенсионные права точно не пострадают. Мы информацию, представляемую работодателями, давно перепроверяем при помощи получаемой от налоговой службы отчетности. В электронной трудовой книжке будет содержаться дополнительная информация – данные о приеме, увольнении и переходе на другую должность, занимаемая должность (профессия), а также номера приказов о кадровых изменениях. То есть мы охватываем всю информацию, которая есть в трудовой книжке, и переводим ее в электронный вид.

Надо ли будет следить за своей трудовой книжкой – правильно ли ее заполняет работодатель?

Тут каждый сам решает. Например, вы же сейчас за ней не следите. Она лежит в сейфе в отделе кадров и требуется, только когда вы переходите на другое место работы или вам нужно сделать копию. За электронной трудовой можно будет следить онлайн и даже сохранять себе на компьютер. Собственно, в отношении ваших пенсионных прав это можно делать уже сейчас.

[2]

Как именно?

Через личный кабинет на сайте ПФР. Дополнительно регистрироваться для этого не нужно. Просто вводите логин и пароль, полученный при регистрации на портале госуслуг. Большинство граждан уже имеют там подтвержденную учетную запись. И могут посмотреть, сколько страховых взносов за них перечислил работодатель, и сколько индивидуальных пенсионных коэффициентов у них уже накопилось для оформления пенсии.

Что произойдет с 1 января? Работодатели нам всем раздадут трудовые книжки?

Не совсем. С 1 января все компании начнут ежемесячно представлять в ПФР дополнительную информацию о трудовой деятельности. Сейчас мы проводим пилотный проект с крупнейшими работодателями, чтобы оценить, как готовы их кадровые службы и наши информационные системы. Что касается граждан, для них действует переходный период – один год. За это время они смогут решить, оставлять им бумажную трудовую книжку или нет. Если человек не напишет такого заявления работодателю, то с 1 января 2021 года она будет вестись только в электронном виде, а бумажную ему вернут на руки. Для молодых людей, которые начнут работать после 2021 года, трудовая книжка будет по умолчанию только электронной.

То есть я могу оставить свою старую трудовую в отделе кадров? И тогда работодатель будет и в электронном виде информацию отправлять, и в бумажном дублировать?

Да, все верно. Для этого нужно будет написать заявление в свободной форме.

Как будет защищена информация? Вдруг какие-нибудь хакеры получат к ней доступ и сотрут все данные?

Система ПФР аттестована как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня. Мы соблюдаем все требования по защите информации. При этом функцию по ведению персонифицированного учета пенсионных прав граждан мы ведем с 1997 года. То есть в Фонде накоплен более чем 20-летний опыт работы с персональными данными. У нас есть и специальная служба по информационной безопасности. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Как в других странах? Там используют бумажные или электронные трудовые книжки?

Видео (кликните для воспроизведения).

В отдельных европейских странах в конце прошлого века использовались трудовые книжки или трудовые карточки. Но сейчас почти все данные перекочевали в информационные системы и в базы данных пенсионных фондов. Например, в Словении трудовые книжки были обязательными до 2009 года и их заменили базой данных пенсионного фонда. Еще один пример – Испания. Там действует электронная система Vida laboral (трудовая жизнь), там фиксируются все приемы и увольнения сотрудников, состояние их налоговых отчислений.

Источники


  1. История государства и права России; АСТ, Сова, ВКТ — Москва, 2009. — 395 c.

  2. Гессен И. В. История русской адвокатуры (подарочное издание); Арт Презент — М., 2013. — 536 c.

  3. Дельбрюк, Б. Введение в изучение языка. Из истории и методологии сравнительного языкознания: моногр. / Б. Дельбрюк. — М.: Едиториал УРСС, 2015. — 154 c.
  4. Саблин, М. Т. Взыскание долгов. От профилактики до принуждения / М.Т. Саблин. — М.: КноРус, 2013. — 400 c.
  5. Еникеев, М.И. Основы общей и юридической психологии / М.И. Еникеев. — М.: ЮРИСТЪ, 1996. — 631 c.
Электронная трудовая книжка
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here