Информационное письмо о смене генерального директора

Все что нужно знать по теме: "Информационное письмо о смене генерального директора" с профессиональной точки зрения. По всем вопросам вы можете обратиться к дежурному юристу.

Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.

Кому писать о смене реквизитов

Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.

Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.

Кто составляет письмо о смене реквизитов организации

Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.

Правила составления

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

  1. В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
  2. Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать

  • на обычном стандартном листке формата А4
  • или на фирменном бланке организации.

Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

  1. Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
    • полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
    • адрес и телефон для связи.
  2. Затем вносятся данные о получателе:
    • его наименование
    • и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
  3. После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
  4. Ниже посередине строки пишется название документа.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

Далее следует информационный раздел.

  1. Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
  2. Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
  3. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Письмо о смене директора для контрагентов

Письмо о смене директора для контрагентов – важная бумага деловой переписки организации. По закону обязательно уведомлять об этом только налоговую инспекцию и банковскую организацию, с которой сотрудничает компания. А контрагенты информируются исходя из норм делового этикета.

Конечно, бывают ситуации, когда уведомление при смене директора прописано в договоре с контрагентом. Тогда процесс отправки письма будет обязательной процедурой. В большинстве же это желание организации предстать перед контрагентами в виде надежного партнера. Уведомление является логичным ходом, способным укрепить авторитет компании в глазах руководителей окружающих организаций.

Запись в ЕГРЮЛ

Сообщать о свершившемся факте смены руководства организация вправе только после увольнения (смерти) одного лица и одновременном назначении другого. Согласно существующему законодательству компания не имеет права быть без директора. Какое-либо лицо обязательно должно быть ответственно за действия организации в целом.

Таким образом, в информационном письме этого вида логичнее будет указать нового руководителя компании. Он уже должен быть официально занесен в ЕГРЮЛ в качестве нового директора.

Если налоговикам обязательно необходимо уведомление в форме Р14001, то со стороны деловых партнеров такие строгие требования – редкость. Документ оформляется в свободной форме. В его текст, придерживаясь делового тона, можно включить нюансы относительно причин, следствий смены руководства. Также нелишним будет описание конкретных моментов, которые касаются взаимодействия с этим контрагентом. Возможно, новый руководитель пришел к решению вообще прервать взаимодействие. Можно составить об этом отдельное уведомление, а можно прописать отдельным пунктом в письме о смене директора.

Вид письма

В современной деловой переписке сложились определенные традиции, касающиеся видовой принадлежности писем. Перед тем как приступить к формированию собственного письма, необходимо определиться с его видом. Именно от него будет зависеть набор допустимых к употреблению клишированных фраз, оборотов для максимальной информативности.

  • В виде напоминаний.
  • Сопроводительные.
  • Письмо – заказ.
  • Оформленное в виде презентации.
  • Гарантийное и пр.
Читайте так же:  Патент на работу для иностранных граждан

Описываемый же документ относится к информационным письмам. Они выполняют лишь функцию донесения до партнера необходимой ему информации.

Рекомендации

Помимо этого, необходимо будет определиться с некоторыми организационными моментами:

  • Потребуется ли от контрагента ответ. Если да, то желательно будет указать время получения ответного сообщения в тексте письма. Содержание предложенного для скачивания бланка не предполагает наличие ответа.
  • Будет ли каждое предложение восприниматься однозначно. Следует исключить из контекста многозначные формулировки, если таковые имеются.
  • Сроки, в которые контрагент получит письмо. Желательно выбрать максимально надежный и быстрый способ связи. В каждом конкретном случае требования к передаче будут разные.
  • Не употреблять профессиональных фразеологизмов, нужно избавиться от просторечной лексики, двусмысленных либо некорректных формулировок.

Желательно также соблюдать ритм построения текста. Ограничить первый и последний абзац четырьмя строками, а внутренние – восемью. Хотя в уведомлении о смене руководства будет достаточно одной-двух законченных мыслей, оформленных в абзац.

Составные части

Деловое письмо имеет собственные каноны, которые не следует нарушать. Оптимально писать или печатать текст на фирменном бланке организации. Так не придется каждый раз прописывать реквизиты на каждом из листов.

Указание контактов организации отправителя предусмотрено ГОСТ 6.30 – 2003.

Помимо реквизитов, официальное письмо-уведомление о смене директора включает в себя основную часть. В представленном образце текст содержит:

  • Сообщение факта смены.
  • Основание. Если собственников организации несколько, то это будет протокол решения общего собрания. Обязательно указывать номер и дату. Если собственник один, то основанием будет являться его единоличное решение, оформленное в письменном виде.
  • С какого числа произошла смена руководителей. Указывается одна дата — назначения нового генерального директора.
  • ФИО нового директора.

Также документация для достоверности может содержать приложение в виде копии основания смены директора. Подпись должна стоять внизу. Причем подпись уже нового директора, так как он уже является руководителем организации. Если смена еще не произошла, то прежний директор может уведомить контрагентов о своем намерении уволиться, но текст будет носить предупредительный характер.

Электронный вид

С появлением электронной цифровой подписи взаимодействие между деловыми партнерами стало возможно осуществлять практически молниеносно. Государственные организации консервативны, и общение с ними в электронном виде вызывает многочисленные проблемы. Но контрагенты – другое дело.

Письмо о смене директора для контрагентов вполне может быть заверено электронной подписью организации. Нет нужды пользоваться почтовым переводом, если эти условия отдельно не оговорены в договорах.

К сведению! Также можно отправить это сообщение по электронной почте, не прибегая к особым видам подписей. Это особенно удобно, если контрагентов у компании большое количество.

Бумажный вид

Если бумага посылается контрагенту по почте, то ее необходимо зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции. При этом указываются номер, дата письма и ответственный за доставку. Последний при регистрации расписывается в журнале.

При происходящих в организации изменениях массовая рассылка подобных сообщений – важный шаг в этапе построения отношений нового руководства с постоянными деловыми партнерами компании.

Письмо о смене генерального директора

Письмо о смене генерального директора носит информационный характер. Этот документ ставит перед фактом контрагентов организации.

Когда глава какого-либо учреждения меняется, это должно быть зафиксировано в Едином государственном реестре юридических лиц. Не позднее трех дней с момента назначения нового лица организация обязана подать соответствующую бумагу в отделение налоговой службы по месту регистрации компании. А после можно уже рассылать письма соответствующего содержания в другие организации. Также нужно поступить, если у генерального директора просто по каким-то причинам изменилась фамилия.

Важно: уведомление о смене генерального директора имеет унифицированную форму, а информационное сообщение в виде письма – нет. Тот, кто составляет бумагу, вправе добавлять данные, давать комментарии (естественно, соблюдая нормы деловой переписки).

Составные части письма

Документ имеет произвольную форму. Однако строится согласно общепринятому алгоритму. Так, в самом верху листа обычно расположены:

  • Реквизиты компании. В бланке под них просто оставлено свободное пространство. В идеале все подобного масштаба и направленности документы печатаются на бланках конкретной организации, которые содержат ее наименование, адрес, телефон и другие контактны данные изначально.
  • Номер письма. Он необходим для осуществления корректной регистрации исходящей корреспонденции.
  • Дата подписания документа. Без подписи он не имеет юридической силы.
  • Адресат. Если это юридическое лицо, то указывается сначала организация, затем – должность и ФИО конкретного сотрудника этой организации, которому предназначается послание.

Помимо вводной части, которая одинакова для большого количества документации, у письма о смене директора есть основная часть. Она может начинаться с фраз: «Настоящим письмом уведомляем Вас…» или «Данным письмом информируем Вас…», или просто «Информируем Вас, что с сегодняшнего дня генеральным директором назначен Иванов Иван Иванович».

Унифицированной формы для образца письма нет. Однако следует лаконично и аргументировано сообщить адресату суть бумаги – информацию о смене директора. При этом необходимо в качестве приложения указывать бумагу, которая являлась основанием для такой смены.

Итак, обязательные для основной части моменты – это:

  • ФИО нового генерального директора.
  • Дата, с которой он приступил к выполнению своих обязанностей.
  • Какой документ является основанием для этого. Им может быть протокол общего собрания акционеров (владельцев) компании либо решение единственного учредителя.

Кто расписывается

При составлении документа многие задаются вопросом, кто должен заверять письмо: старый или новый генеральный директор организации. Ответ здесь однозначный: новый. Ведь документ о его назначении уже вступил в силу. И даже если налоговые органы еще пребывают в неведении о смене директора, все равно подписывать и заверять документацию своей визой имеет право теперь только новый начальник.

На практике часто случается такая ситуация, когда у власти в компании находятся сразу два человека.

Для того чтобы избежать таких моментов и возможных связанных с этим неурядиц, необходимо сразу же в протоколе о собрании собственников по этому вопросу прописывать конкретные даты увольнения предыдущего работника и назначения нового.

Приложения

Так как подпись ставит новый начальник, в письме нужны доказательства предоставленной информации, иначе открылись бы широкие возможности для мошенников. Подставные лица могли бы пользоваться возникающей неразберихой при сообщении подобного рода сведений. Поэтому к каждому письму о смене генерального директора обязательно прикрепляются:

  • Копия протокола общего собрания, на котором было принято решение о его назначении. На практике для удобства в нем же прописывают увольнение старого.
  • Копия доверенности на подписание документации.
  • Копия приказа о назначении генерального директора. Смысл доверенности может быть в него включен.

Обязательной будет только первая бумага, но, прикрепив копии остальных, можно сделать свое обращение более аргументированным. Каждая организация в этом случае поступает согласно своему Уставу.

Читайте так же:  Форма заявления об уточнении платежа в налоговую

Заключительная часть письма – это подпись нового генерального директора и по возможности печать организации. Таким образом контрагенты и иные лица, которым будет адресовано письмо, узнают, как расписывается новый руководитель.

Особые случаи

Помимо налоговиков, о смене директора также в обязательном порядке информируются банки, которые обслуживают компанию. Это закреплено в Инструкции Банка России №153-И от 30 мая 2014 года.

Помимо этого, вновь назначенный руководитель должен посетить банковскую организацию, для того чтобы оставить там образцы своей подписи. Только после совершения этого действия его «автограф» будет действительно заверять денежные поручения и прочую финансовую документацию организации.

Обязательно ли уведомлять партнеров

По закону компания обязана уведомить о смене директора только налоговую службу и банк. Однако согласно правилам делового общения контрагенты тоже должны быть в курсе существующего положения дел. Особенно это касается случаев, в которых предыдущий генеральный директор был уволен из организации в связи с утратой доверия. Его действия могли быть связаны и с деловыми партнерами.

Помимо этого, существует еще один повод уведомить деловых партнеров: с ними следует заключить дополнительные соглашения ко всем договорам, в которых фигурирует ФИО старого специалиста (для того чтобы они имели юридическую силу).

Таким образом, массовая рассылка писем о смене генерального директора – это обязательный пункт в алгоритме любой уважающей себя компании. Если не хочется тратить драгоценное время на подписание множества копий, можно воспользоваться факсимиле подписи нового начальника.

Кого нужно уведомить о смене руководителя организации

Если в вашей организации грядет смена директора, важно понимать, что это не просто внутренние дела фирмы. Об этом событии придется известить некоторые инстанции и определенный круг людей, а вот кого именно — мы сейчас расскажем.

Информируем свою ИФНС

Актуальные сведения о руководителе организации должны содержаться в Едином государственном реестре юридических ли ц подп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 (далее — Закон подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 ; п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 .

Поэтому перво-наперво следует поделиться новостью о смене директора с инспекций, в которой вы регистрировались, чтобы она внесла необходимые изменения в ЕГРЮ Л п. 2 ст. 17 Закона ; п. 1 Положения о Федеральной налоговой службе, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506 . Для этого нужно представить заявление по форме № Р1400 1 приложение 4 к Постановлению Правительства РФ от 19.06.2002 № 439; п. 2 Письма ФНС России от 08.07.2009 № МН-22-6/[email protected] с заполненным листом Б. Заявление подписывается новым директором, и его подпись должна быть нотариально удостоверен а п. 1.2 ст. 9 Закона ; Письмо Минфина России от 07.07.2006 № 03-01-11/3-64; Решение ВАС РФ от 29.05.2006 № 2817/06 .

Госпошлину за внесение в сведений о новом директоре платить не нужно.

По желанию к заявлению можно приложить копию протокола общего собрания акционеров или совета директоров (участников) либо решение единственного участника об избрании нового руководител я п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 ; пп. 3, 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 ; ст. 275, п. 2 ст. 278 ТК РФ .

  • лично. В этом случае инспектор должен сразу выдать расписку в получении документа (лист М формы № Р14001);
  • по почте ценным письмом с описью вложения. Тогда эту расписку вместе с уведомлением о вручении инспекция должна вам выслать не позднее рабочего дня, следующего за днем получения документов.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если руководитель в ­ный срок со дня вступления в должность не представит в налоговую инспекцию заявление по форме № Р14001, его могут оштрафовать на 5000 руб . ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ Хотя на первый раз налоговики могут просто вынести предупреждение. Правда, никакого наказания не будет, если с момента истечения отведенного ­ного срока прошло более 2 месяце в ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ .

На подачу заявления отводится 3 рабочих дня с момента вступления нового руководителя в должност ь п. 5 ст. 5 Закона . Директор приобретает полномочия с момента его избрания (назначения) общим собранием акционеров (участников) или советом директоров либо единственным участником. То есть ­ный срок нужно отсчитывать со дня, следующего за днем:

  • которым датированы протокол собрания или решение;
  • который обозначен как день вступления в должность нового руководителя.

ИФНС должна зарегистрировать изменения и внести соответствующую запись в в течение 5 рабочих дней со дня получения документо в п. 1 ст. 8, п. 3 ст. 18 Закона . Дабы убедиться, что изменения внесены, по прошествии этого срока не мешает обратиться в свою инспекцию за выпиской из благо, она выдается бесплатн о п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 7 Закона ; п. 20 Правил, подп. «б» п. 22 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 . Впоследствии эта бумага может вам очень даже пригодиться.

Хотя возникновение или прекращение полномочий руководителя никак не связано с фактом внесения в сведений о не м Постановление Президиума ВАС РФ от 14.02.2006 № 12049/05 , налоговики иногда отказываются принимать от организации документы (в частности, налоговую отчетность), подписанные новым руководителем, данных о котором нет в Едином реестре.

Практически все вышесказанное справедливо и для случаев, когда директор:

Меняем банковскую карточку

Обычно именно руководитель фирмы имеет право первой подписи на платежных документах. Поэтому при смене руководителя придется обращаться в свой обслуживающий банк для замены карточки с образцами подписе й п. 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 .

Срок, в течение которого организация должна сообщить в банк о смене руководителя (для целей оформления новой карточки), нормативно не установлен. Зачастую банки требуют, помимо протокола (решения) и паспорта нового директора, представить им выписку из в которой он фигурирует. И тут уж хочешь — не хочешь, а придется выписку получать. Досадно то, что, пока не будет оформлена новая карточка, вы не сможете проводить через банк никакие платежи.

Уведомлять о смене директора внебюджетные фонды (ПФР, ФСС РФ, ТФОМС) и органы статистики вы не должны. Это сделает ваша инспекци я п. 19 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 .

[3]

Имейте в виду еще одно обстоятельство. До тех пор пока вы не представили в банк новую карточку вместе с документами, подтверждающими полномочия нового директора, банк должен исполнять расчетные документы, оформленные в соответствии с действующей карточко й п. 1 ст. 847 ГК РФ; пп. 4.1, 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 .

Поэтому, если у вас есть подозрения, что в период оформления новой карточки прежний директор по подписанным им платежкам способен снять или перевести куда-нибудь деньги со счета вашей фирмы, примите меры. Сразу же напишите официальное письмо на имя руководителя банка с убедительной просьбой не проводить операции по платежным документам, подписанным прежним директором. Это письмо должен подписать новый директор, к письму приложите копию протокола (решения) о его назначении.

Читайте так же:  Продажа квартиры и уплата подоходного налога

Правда, банк может и проигнорировать вашу просьбу. Более того, если банк исполнит платежные поручения прежнего директора и фирма лишится своих денег, вы не сможете предъявить банку никаких претензий. Ведь он действовал согласно своим инструкциям.

Уведомляем контрагентов

Нередко в договорах с деловыми партнерами есть пункт, обязывающий стороны сообщать друг другу о любых изменениях в данных компании, в том числе о смене ф. и. о. директора. В этом случае разошлите по факсу или по электронной почте соответствующее информационное сообщение. Но даже если в договорах с кем-то из партнеров такого пункта нет, все равно нелишним будет известить их о произошедшем изменении. Чтобы они не удивлялись, когда в полученных от вас документах (например, счетах-фактурах) увидят ф. и. о. и подпись нового директора.

В заключение хочется пожелать бухгалтерам: уж если вам и придется столкнуться со сменой директора, пусть это случится, по крайней мере, не на стыке отчетных периодов, когда подходят сроки уплаты необходимых платежей.

Образец уведомления о смене директора

Уведомление о смене директора — образец его вы можете скачать на нашем сайте — может составляться в разных форматах. Изучим специфику данного документа подробнее.

Кого нужно уведомлять о смене генерального директора

Уведомление о смене директора в установленном порядке направляется новым директором или учредителями фирмы (конкретный отправитель устанавливается законом или договором):

2. С учетом условий действующих договоров:

  • контрагентам (наряду с допсоглашением об изменении этих договоров);
  • банкам-кредиторам, а также банку, в котором открыт расчетный счет (уведомление в таких случаях дополняется свежей выпиской из ЕГРЮЛ, карточкой с образцом подписи нового директора).
  • контрагентам, с которыми соглашений об обязательном уведомлении при смене директора не подписано;
  • сотрудникам.

Рассмотрим каждый из случаев подробнее.

Какие отправлять документы в налоговую при смене директора ООО

Обязательное уведомление в ФНС при смене главы фирмы составляется по форме Р14001. При этом заполняются и предоставляются следующие ее элементы:

  • титульный лист;
  • 1-я страница листа К (с данными прежнего директора);
  • 1-я и 2-я страницы еще одного листа К (с данными нового директора);
  • все страницы листа Р.

Документ Р14001 нужно сдать в ФНС в течение 3 дней после:

  • подписания учредителем (собранием собственников) решения или протокола о назначении нового директора;
  • наступления срока начала полномочий нового директора в соответствии с решением или протоколом.

Заполняет и предоставляет форму Р14001 новый руководитель, который утвержден учредителями либо собранием собственников. Данная форма обязательно заверяется нотариально.

Допсоглашение при смене директора: нюансы

В договорах между хозсубъектами может присутствовать условие, по которому каждая из сторон договора при смене руководства заключает с контрагентом дополнительное соглашение к действующему контракту.

В данное соглашение включается формулировка о том, что стороны договорились изменить преамбулу договора (именно в ней обычно указываются сведения о руководителях фирм, заключающих договор). Приводится точная выписка формулировки из прежней преамбулы, а затем — указывается новая, которую стороны договариваются считать правильной.

Скачать образец дополнительного соглашения при смене руководителя фирмы, заключившей подобный договор, вы можете здесь:

Письмо контрагенту о смене директора: нюансы

В договорах между хозсубъектами может также прописываться условие, по которому каждая из сторон при смене директора информирует другую. При этом в контракте может присутствовать и желаемая форма уведомления. Кроме того, могут оговариваться способы уведомления контрагента — по почте, факсу, электронным каналам коммуникации.

Загрузить образец такого письма вы также можете по ссылке ниже:

Если подобных условий в договорах нет, вы можете уведомить контрагента о смене руководства по своей инициативе. В этом случае правомерно задействовать любую удобную форму документа, а также формат его предоставления партнеру.

Организация, у которой сменился директор, должна обязательно проинформировать об этом ФНС — по форме Р14001. Также может потребоваться направить уведомления о смене директора (и иные сопутствующие документы) в банки и контрагентам.

Узнать больше об особенностях процедуры смены директора организации вы можете в статьях:

Письмо о смене директора контрагенту (образец)

В обязанности организации входит информирование налоговиков и банка, обслуживающего организацию, о смене директора . А вот информировать контрагентов о том, что у компании сменился руководитель, не обязательно. Но в целях соблюдения правил делового этикета имеет смысл послать информационное письмо о смене директора и своим бизнес-партнерам (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ , п. 7.11 Инструкция Банка России от 30.05.2014 N 153-И ).

Как уведомить о смене директора налоговиков

Видео (кликните для воспроизведения).

О том, как уведомить ИФНС о смене руководителя, читайте в отдельном материале.

Как составить письмо о смене директора для контрагентов

Такое письмо составляется в произвольной форме на фирменном бланке компании. В письме о смене гендиректора укажите ФИО нового руководителя компании и дату начала его полномочий.

К письму можно приложить:

  • либо копию решения участников общества о смене директора;
  • либо копию приказа о назначении нового директора;
  • либо выписку из ЕГРЮЛ, в которой уже содержатся сведения о новом руководителе.

Направить письмо о смене директора можно по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или по электронной почте. А можно вручить лично под роспись директору компании-контрагента или иному ответственному лицу.

Такое письмо лучше направлять контрагенту в разумные сроки. Например, в течение недели с момента назначения нового директора.

Письмо о смене директора контрагенту: образец

Ниже вы можете ознакомиться с образцом письма контрагенту о смене директора.

Письмо о смене гендиректора

Нужно ли уведомлять о новом руководстве контрагентов

Генеральный директор — официальный представитель компании, уполномоченный заключать договоры и подписывать соглашения с работниками и контрагентами. Данные об этом человеке занесены в Единый государственный реестр юридических лиц. После подписания протокола о выборе нового управленца сведения о нем передаются в налоговую инспекцию для дальнейшего изменения данных в ЕГРЮЛ. Когда исправления внесены, выпускается приказ о трудоустройстве. После оформления необходимых документов о принятом решении уведомляют партнеров.

Сразу отметим, что образец информационного письма о смене генерального директора по закону не является обязательным, если только это прямо не предусмотрено договором с контрагентом. Иными словами, компания по собственному желанию сообщает или не сообщает о новом руководстве. Письмо контрагенту о смене директора — это в большей степени дань деловому этикету, нежели обязанность предприятия.

Читайте так же:  Хозяйственные операции в бухучете примеры

Образец письма контрагентам о смене генерального директора

Поскольку контрагентов не обязательно уведомлять об изменениях в компании, образец письма уведомления о смене директора достаточно простой. Извещение составляется в свободной письменной форме, но в нем надо обязательно указать:

  • сведения о новом руководителе;
  • реквизиты документов, на основании которых он вступил в должность (их копии в приложении);
  • дату, с которой новый работник приступил к обязанностям.

Когда сообщать о новом руководителе обязательно

В отличие от партнеров, уведомлять об изменениях в ЕГРЮЛ в обязательном порядке необходимо банки, которые обслуживают юридическое лицо. В соответствии с инструкцией Банка России от 30.05.2014 № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов», пока клиент не идентифицирован, обслуживать его запрещено. Поэтому назначение нового руководителя — повод подготовить и направить уведомительное письмо о смене директора для банка, поскольку, помимо отправки уведомления, руководителю придется прийти в банк лично. У него возьмут образцы подписей, после чего позволят подписывать платежные поручения и проводить все финансовые операции.

Образец письма о смене учредителя и ген директора ооо

Второй этап, как раз связан с оформлением документов по выводу участника, пожелавшего его покинуть. И наконец, третий этап – получение новых документов со всеми необходимыми изменениями в ЕГРЮЛ и информирование банков и контрагентов о произошедших изменениях в ООО.

Шаг 1. Подготовка документов по входу нового участника.

Нужно составить новые документы:

  1. решение единственного учредителя об изменениях
  2. новую редакцию устава
  3. заявление нового учредителя
  4. заявление о регистрации изменений в уставной документации юрлица — стандартная форма Р13001
  5. банковское платежное поручение или кассовый ордер об уплате новой доли в УК

Теперь рассмотрим подготовку каждого документа более подробно.

  • • Решение учредителя ООО обязательно нужно заверить нотариально.

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г.

С уважением, Директор ООО «Мишель» Литвинова Т. В. Литвинова

Образец информационного письма о выставке

Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней.

  1. Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Гоголевском бульваре в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России.
  2. Минимальный размер изображения по короткой стороне — 20см (напр.

Образец письма о смене учредителя и ген директора ооо

Например, в течение недели с момента назначения нового директора.

Письмо о смене директора контрагенту: образец

Ниже вы можете ознакомиться с образцом письма контрагенту о смене директора.

Скачать бланк письма о смене директора контрагенту

Когда организация обязана направить контрагенту письмо о смене генерального директора

Как мы уже сказали выше, уведомление контрагента о смене директора – право, а не обязанность организации. Однако иногда одним из пунктов договора между компаниями значится обязанность сообщать о любых изменениях в регистрационных данных ООО, в том числе о смене директора. И, обычно, в подобных случаях в договоре отражаются сроки, в течение которых необходимо сообщить контрагенту о произошедших изменениях.

Также читайте:

1.

Как уведомить ИФНС о смене директора компании

Образец письма о смене учредителя и ген директора ооо образец

Срок регистрации — 5 рабочих дней.

Шаг 4. Получение документов в ИФНС

По истечении отведенного на регистрацию срока, нужно забрать бумаги в ИФНС по ранее выданной расписке. Вам должны выдать:

  • Лист новой записи ЕГРЮЛ
  • Новый устав с регистрационной отметкой в одном экземпляре.

Внимательно проверьте полученные бумаги на наличие в них ошибок и неточностей, при их обнаружении, нужно сразу сообщить об этом налоговой для переоформления бумаг. Из-за большой бумажной волокиты, даже простые технические ошибки, к сожалению, нередкость.

Первый этап о новом участнике выполнен.

Теперь в ООО стало два участника, следовательно, один из учредителей может теперь покинуть ООО. Это нельзя было делать одновременно, т.к. нельзя допускать правового вакуума в организации.

Образец письма о смене учредителя и ген директора ооо образец 2018

Главное требование здесь – чтобы способ связи надёжно идентифицировал источник, откуда исходит документ.

Решение собрания (очного или заочного) оформляется путём составления протокола, в котором содержатся следующие сведения:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • состав участников, полномочных принимать решения;
  • вопрос, поставленный на голосование;
  • результаты голосования по вопросу и суть принятого решения;
  • подписи участников.

Протокол о смене фамилии учредителя, образец

Решение единоличного учредителя

В том случае, если у фирмы единственный учредитель и участник, собрание не проводится.

Неисполнение этого условия может повлечь за собой сложности в отношениях с партнерами.

Кроме того, имеется ряд организаций, для которых уведомление о смене директора обязательно. К таковым относятся, например, банки, которым необходимо сообщить о смене руководства сразу после назначения нового лица, так как заполняется новая карточка с образцами подписи и оттисками печати, которые будут использоваться в работе.

Информационное письмо о смене директора — образец, нюансы составления

Законодатель не предъявляет никаких требований относительно содержания информационного письма о смене руководителя, поэтому организации составляют документ самостоятельно.

Заявителем формы Р13001 является директор организации, либо управляющая компания. Страница 001 формы и лист М подлежат обязательному заполнению. Лист М Раздел 5 заполняется самим нотариусом. Не допускается двухсторонняя печать формы.

На этапе подготовки документов новый учредитель вносит свою долю УК и представляет документ о внесенной сумме вместе со своим заявлением о входе в ООО, нотариусу и в ИФНС для дальнейшего оформления.

Шаг 2: Заверение пакета документов нотариусом

Подготовленные документы ООО с изменениями заверяются у нотариуса. Заявителем выступает действующий гендиректор ООО.

Ещё одну копию дают тому, кто пришёл на должность руководителя. На данном листе переходят к заполнению третьего раздела.

  • Лист Р нужен для сведений, которые предоставляются налоговым органам. За это отвечает либо сам новый руководитель, либо его представители. Во втором случае обязательно требование – наличие доверенности, заверенной у нотариуса.

Образец информационного письма о смене генерального директора вы можете скачать по этой ссылке.

Общаемся с банками и контрагентами

В данном случае форма составления письма – свободная. Банкам необходимо сообщить новую информацию максимум за три рабочих дня.

В случае удачной сделки происходит смена учредителей в ООО.

Один из членов Общества ставит в известность остальных о продаже своей части предприятия. Оповестить необходимо письменно (образец – здесь). Каждый из оставшихся учредителей имеет преимущественное право на покупку доли.

Читайте так же:  Откровенные наряды пробьют путь к сердцу мужчины

Если другие члены не хотят приобретать долю, оформляется заверенный отказ от приоритетного права покупки.

Если учредитель-продавец вступал в Общество, находясь в законном браке, нужно оформить согласие супруга на реализацию доли. Такие же документы потребуются от покупателя.

Со всеми бумагами продавец и покупатель отправляются к нотариусу.

А руководитель – на увольнение (один человек составляет два заявления).

Новый директор составляет заявление о приеме на работу (вход нового участника описан выше).

Общее собрание принимает решение о смене директоров. Вносить изменения в учредительные документы не нужно.

Копии паспортов руководителей, их ИНН (имеющие отношение к ООО), учредительные и регистрационные документы (копии), выписка из ЕГРЮЛ, протокол собрания, заявления по форме Р14001 и Р13001 подаются не позднее чем через 3 дня в регистрирующий орган.

Производится инвентаризация при смене руководителя. Старый сдает дела по акту новому.

Работник отдела кадров оформляет приказ на увольнение, вносит запись в трудовую книжку прежнему руководителю.

С новым генеральным директором ООО заключает новый договор.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк письма о смене генерального директора .docСкачать образец письма о смене генерального директора .doc

Когда глава какого-либо учреждения меняется, это должно быть зафиксировано в Едином государственном реестре юридических лиц. Не позднее трех дней с момента назначения нового лица организация обязана подать соответствующую бумагу в отделение налоговой службы по месту регистрации компании.

Уведомление о смене директора — образец его вы можете скачать на нашем сайте — может составляться в разных форматах. Изучим специфику данного документа подробнее.

[2]

Кого нужно уведомлять о смене генерального директора

Какие отправлять документы в налоговую при смене директора ООО

Допсоглашение при смене директора: нюансы

Письмо контрагенту о смене директора: нюансы

Кого нужно уведомлять о смене генерального директора

Уведомление о смене директора в установленном порядке направляется новым директором или учредителями фирмы (конкретный отправитель устанавливается законом или договором):

И даже если налоговые органы еще пребывают в неведении о смене директора, все равно подписывать и заверять документацию своей визой имеет право теперь только новый начальник.

На практике часто случается такая ситуация, когда у власти в компании находятся сразу два человека.

Для того чтобы избежать таких моментов и возможных связанных с этим неурядиц, необходимо сразу же в протоколе о собрании собственников по этому вопросу прописывать конкретные даты увольнения предыдущего работника и назначения нового.

Приложения

Так как подпись ставит новый начальник, в письме нужны доказательства предоставленной информации, иначе открылись бы широкие возможности для мошенников. Подставные лица могли бы пользоваться возникающей неразберихой при сообщении подобного рода сведений.

С учетом условий действующих договоров:

[1]

  • контрагентам (наряду с допсоглашением об изменении этих договоров);
  • банкам-кредиторам, а также банку, в котором открыт расчетный счет (уведомление в таких случаях дополняется свежей выпиской из ЕГРЮЛ, карточкой с образцом подписи нового директора).
  • контрагентам, с которыми соглашений об обязательном уведомлении при смене директора не подписано;
  • сотрудникам.

Рассмотрим каждый из случаев подробнее.

Какие отправлять документы в налоговую при смене директора ООО

Обязательное уведомление в ФНС при смене главы фирмы составляется по форме Р14001.

Теперь изменения, касающиеся имени, отчества, фамилии и других паспортных данных как учредителей (участников), так и руководства организаций должны вноситься регистрирующими органами (ФНС) самостоятельно на основании данных, полученных от ФМС.

Ранее закон предусматривал обязанность в трехдневный срок уведомить ФНС в установленной форме.

Однако следует помнить: несмотря на прошедшее время и сроки, установленные новыми нормами, данные обновляются очень медленно. Даже спустя несколько месяцев информация может быть не изменена.

Именно поэтому, если произошла смена паспортных данных генерального директора, до сих пор существует необходимость уведомлять ФНС и вносить изменения в ЕГРЮЛ самому руководству организаций.

Сэкономить на услугах нотариуса можно при входе нового участника. Это тоже один из способов смены состава.

Порядок действий таков:

В Общество вступает новый участник. Он подает заявление на имя ген. директора, в котором указывает размер будущей доли (образец – тут).

Составляется решение о принятии нового участника в состав ООО и увеличении капитала фирмы (за счет средств нового члена).

Желающий вступить в предприятие вносит оговоренную сумму.

Изменения отражаются в учредительных бумагах фирмы, которые подаются на государственную регистрацию.

В течение 3 дней после регистрации в инспекцию по налогам и сборам необходимо передать

  • измененный устав фирмы,
  • решение об изменении состава Общества,
  • документы, подтверждающие существование юр.

В акте при смене главного бухгалтера должны найти отражение выявленные недостатки, недочеты, ошибки, недостачи и другие негативные моменты, а также отношение к ним бывшего бухгалтера с предоставлением ему права дать соответствующие объяснения. Акт при смене главного бухгалтера утверждает лицом, принявшим решение о смене главного бухгалтера.

Как правило, при смене главного бухгалтера проводятся инвентаризации, а в крупных организациях аудиторские проверки. Документы при смене главного бухгалтера, связанные с передачей и приемом дел, позволяют разграничить ответственность бывшего и нового бухгалтера.

Уведомление о смене главного бухгалтера

Ни один из нормативно-правовых актов не предусматривает обязанности организации отсылать в налоговый орган уведомление о смене главбуха.

Итак, произошла смена фамилии генерального директора ООО, порядок действий будет следующим.

Протокол собрания участников

После того, как произошло изменение паспортных данных учредителя ООО, необходимо начать процедуру внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Первым шагом будет принятие решения единственным участником (учредителем) или же общим собранием.

Общее собрание проводится по тем же правилам, что и в случае смены генерального директора.

Поскольку изменение данных паспорта вряд ли совпадёт с очередным собранием, решение придётся принимать внеочередному.

Видео (кликните для воспроизведения).

Собрание рассматривает вопрос и принимает решение путём голосования или заочного опроса.

Источники


  1. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.

  2. Сергеев С. Г. Конституционное право России; Дашков и Ко — Москва, 2008. — 576 c.

  3. Комаров, Сергей Александрович Теория государства и права. Гриф МО РФ / Комаров Сергей Александрович. — М.: Норма, 2016. — 148 c.
  4. Суворов, Н. Об юридических лицах по римскому праву / Н. Суворов. — М.: Книга по Требованию, 2011. — 362 c.
  5. Кони, А. Ф. Обвинительные и судебные речи / А.Ф. Кони. — М.: Студия АРДИС, 2016. — 707 c.
Информационное письмо о смене генерального директора
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here