Оформление представительских расходов

Все что нужно знать по теме: "Оформление представительских расходов" с профессиональной точки зрения. По всем вопросам вы можете обратиться к дежурному юристу.

Приказ о представительских расходах

Приказ о представительских расходах является первичным документом, необходимым для надлежащего оформления бухгалтерской отчетности организации. Предприятие может выдать работнику наличные денежные средства для осуществления текущих хозяйственных затрат. Такие расходы строго регламентированы законодательством РФ и не должны осуществляться произвольно.

Правовое обоснование

Большое внимание налоговых служб уделяется расходам компаний на организацию деловых переговоров, именуемым как представительские. Такие затраты позволяют бизнес-субъектам уменьшать налогооблагаемую базу, поэтому должны быть:

  • фактически обоснованы;
  • надлежащим образом оформлены.

Ст. 264 Налогового кодекса РФ допускает осуществление представительских расходов на прием и на организацию сервиса для:

  • доверенных лиц контрагентов;
  • работников самой компании, если они участвуют в переговорах;
  • участников заседаний руководящих органов компании.

Расходы могут покрывать:

  • организацию банкетов, фуршетов и иных подобных мероприятий;
  • транспортные услуги;
  • услуги переводчиков, если таковых нет в штате компании.

В качестве представительских налоговые службы не примут затраты, произведенные компанией на лечение, развлечения и организацию отдыха.

Чтобы контролирующими органами были подтверждены расходы по ведению переговоров, а налоговая база бесспорно уменьшена, налогоплательщику необходимо:

  • находиться на общей системе налогообложения;
  • учитывать только затраты, которые не превышают 4 процента от суммы, направленной работодателем на оплату труда в том же отчетном периоде.

Согласно Письму Министерства финансов РФ от 13.11.2007 №03-03-06/1/807 оформление затрат на деловые встречи и переговоры осуществляется на основании подтверждающих эти расходы документов, основным из которых является Приказ о представительских расходах.

Структура документа

Распоряжение составляется на официальном бланке компании. Официально утвержденной структуры приказа не существует. Однако практика показывает, что в качестве неотъемлемых элементов в распоряжение о представительских расходах необходимо включать:

  • фирменное наименование налогоплательщика;
  • название приказа (например, «Приказ об организации мероприятия по проведению деловых переговоров с ООО «ААА», «Приказ об организации банкета совета директоров» и т.д.);
  • порядковый номер документа;
  • дату и место вынесения распоряжения;
  • цель документа (не должна совпадать с его названием, например: «для согласования условий контакта», «для выработки стратегии развития бизнеса» и т.д.);
  • ФИО и должность сотрудников, которым поручается представление интересов компании;
  • название мероприятия (может совпадать с названием приказа) и место его проведения;
  • лимит затрат, выделенный на данное мероприятие (в виде таблицы);

  • срок составления отчета о потраченных суммах и иной сопутствующей документации;
  • ФИО и должность лица, контролирующего исполнение распоряжения.
  • Приказ о представительских расходах подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее полномочия для вынесения подобных распоряжений. В ознакомлении с приказом расписываются ответственные за исполнение должностные лица. Если их более 3-х, подписи целесообразно проставлять на отдельном листе, тогда составляется лист ознакомления с приказом.

    Сроки составления документов

    К распоряжению по затратам всегда прилагаются дополнительные подтверждающие документы, которые оформляются как до вынесения приказа, так и после него. Это могут быть:

    • сметы расходов;
    • подробные программы мероприятий;
    • документы, подтверждающие суммы затрат (например, договоры об оказании транспортных или кейтеринговых услуг, чеки, квитанции и т.д.);
    • отчеты;
    • акты принятия затрат руководителем.

    Зачастую сметы расходов оформляются в организациях заранее, на основе общего бизнес-плана по проведению гостевых мероприятий. Для согласования предстоящих затрат, как правило, в начале года, составляется общий приказ об утверждении представительских затрат (или о нормировании) расходов на год, полгода или месяц.

    Срок вынесения приказа о представительских расходах в законах РФ не определяется. Согласно общим требованиям кадрового делопроизводства соответствующие распоряжения лучше оформлять не позднее чем за три рабочих дня. Однако, если на организацию мероприятия необходимо больше времени, приказ стоит подписать заранее.

    Первичные документы, которые отражают точные суммы расходов, оформляются в процессе организации мероприятий. Они прилагаются к отчетам, которые необходимы бухгалтерской службе для учета денежных средств, выданных сотрудникам на организацию мероприятий.

    После проведения соответствующих встреч и переговоров отвечающие за мероприятия сотрудники и работодатель подписывают акт о представительских расходах, в котором отражаются:

    • выполненные должностными лицами работы, оказанные услуги по организации мероприятий;
    • фактические затраты по каждой категории.

    Ошибки при заполнении приказа

    Наиболее часто встречаются ситуации, когда приказ о представительских расходах составляется без документов, фактически подтверждающих затраты (чеки, квитанции, сметы и прочее). В этом случае при уменьшении компанией налогооблагаемой базы на суммы таких расходов налоговый орган произведет доначисление обязательных платежей. Неуплата доначисленных налогов приведет к взысканию с организации пеней и штрафов.

    Приказ о представительских расходах не стоит путать с приказом об оплате услуг представителей.

    Последний содержит требование руководителя произвести расчет с гражданами, не входящими в штат работников и привлеченными по гражданско-правовому договору об оказании услуг для представления интересов компании в судах или органах власти.

    Сроки хранения

    Сроки хранения учетных данных компании регламентированы в Приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 (№558). Приказы о представительских расходах можно отнести к документам, затрагивающим вопросы основной деятельности. Они должны храниться на предприятии постоянно. Подтверждающие исполнение приказа о представительских расходах документы (отчеты, акты сотрудников, первичная документация) необходимо хранить в компании в течение 5 лет с момента их составления.

    Как правильно оформить представительские расходы — пример?

    Представительские расходы как оформить — пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.

    Для чего осуществляется оформление представительских расходов

    Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

    • на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
    • оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
    • оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

    ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

    Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

    • расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
    • соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).
    Читайте так же:  Все о налоге на дачный участок

    Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

    Как оформить представительские расходы в 2018 году

    В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

    Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

    Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

    • приказ о проведении представительского мероприятия;
    • смета фирмы по ПР;
    • отчет по ПР;
    • первичка, дополняющая отчет.

    В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.

    В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

    • отчета;
    • первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

    В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

    • первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
    • любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).

    Перечень подтверждающих документов

    Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

    • приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
    • смета ПР;
    • отчет о расходах;
    • акт о списании ПР.

    Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

    Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

    Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец».

    Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

    Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

    • отчет о бизнес-мероприятии;
    • первичку.

    Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

    Оформляем представительские расходы: отчет

    Отчет о ПР может включать информацию:

    • о цели проведения бизнес-мероприятия;
    • фактическом количестве посетителей;
    • фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
    • первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

    Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

    Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

    Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2018 году

    В документе могут отражаться:

    • сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
    • дата, место его проведения;
    • сведения о количестве организаторов и гостей;
    • перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
    • сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
    • сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

    Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

    Требования к первичке

    Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

    [2]

    Их можно классифицировать на 2 основные категории:

    • контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
    • внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

    Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

    • наименование;
    • дату составления документа;
    • название фирмы;
    • сведения об учитываемом хозяйственном факте;
    • сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
    • сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

    Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

    Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

    Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

    Представительские расходы: документальное оформление в 2019 году

    Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2019 году и приведем образец проводок.

    Читайте так же:  Как рассчитать скидку на товар

    Мероприятия

    При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2019 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

    1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
    2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

    Общепринятые разрешенные затраты

    Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

    1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
    2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
    3. Услуги и затраты на буфет.
    4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

    Стоп-затраты

    При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

    1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
    2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
    3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

    Документальное оформление 2019

    Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

    1. Место и дата проведения мероприятия.
    2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
    3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
    4. Величина затрат на проведение события.

    [1]

    Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

    Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

    1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
    2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

    Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

    Приказ о проведении официального мероприятия

    Смета на представительские расходы

    Отчет о проведении официальной встречи

    Представительские расходы на командировку

    К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

    • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
    • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
      К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

    Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

    • отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
    • авансовый отчет.

    [3]

    К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

    В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Проводки следующие:

    Дебет 26 (44) Кредит 71
    – отражены представительские расходы;

    Дебет 19 Кредит 71
    – учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Представительские расходы: как оформить, пример и требования

    Компании, корпорации и другие субъекты хозяйствования стремятся улучшить свою деятельность и увеличить показатели доходности. Прибыль — основная цель работы организации. Для того чтобы расти и развиваться, предприятия устанавливают тесные связи друг с другом. Совместные усилия помогают добиться больших высот и процветания.

    Обеспечение достойной встречи деловых партнеров требует значительных финансовых затрат. Эта статья расходов предполагает достаточно обширный перечень мероприятий. В налоговом учете их относят на «Представительские расходы». Каждый бухгалтер знает, что подобные затраты привлекают наибольшее внимание Государственной налоговой службы. Это связано с тем, что статья уменьшает величину налогооблагаемой чистой прибыли хозяйственной единицы.

    Представительские расходы содержание

    Организационные траты распространяются на гостей и на представителей встречающего предприятия. Местом, где проводится встреча или прием деловых партнеров, может быть ресторан, кафе, встреча может состояться и в офисе компании. Все зависит от предпочтений встречающей стороны и характере уже налаженных партнерских отношений. Деловой прием определяется НК РФ как мероприятия по обеспечению комфортной обстановки для проведения переговоров или заседаний. Обслуживание подразумевает следующие затраты:

    • подача автомобиля;
    • сопровождение иностранных партнеров;
    • услуги переводчика;
    • ресторанный сервис;
    • оплата услуг наемного водителя.

    Вне зависимости от чего формируются траты?

    Существует целый ряд факторов, которые не играют роли в процессе образования затратной статьи в бухгалтерии, которая относится к налаживанию партнерских отношений при личных встречах.

    К ним относятся:

    1. Время приема. Не важно в котором часу дня происходит встреча, рабочее это время или нет. Траты относятся к представительским и в случае проведения мероприятий или заседаний вне рабочей недели.
    2. Место организации встречи. В выборе предприятия ограничиваются офисом или рестораном. Если формат заведения не соответствует важности приема, то к затратам представительским подобные расходы относить нельзя.
    3. Участниками переговоров могут быть лица должностные и частные, а также клиенты компаний.
    4. В случае если размер трат не выходит за пределы нормы, количество участников не имеет значения.
    5. Результат встречи не может повлиять на величину трат. Будет ли налажено сотрудничество или нет, выплаты производились. А значит, признаются представительскими.

    Соблюдение норм и правил ведения учета представительских расходов, как оформить, пример представлены в статье.

    Место трат в налоговом учете

    Представительские расходы в налоговых расходах отражает статья Налогового кодекса Российской Федерации номер 264, она представляет полный перечень видов расходов на цели представительства. Соблюдение законодательных актов при списании трат необходимы для того, чтобы проводить налогообложение прибыли предприятий и организаций. Относится затратная часть на организацию встреч к прочим расходам на реализации продукции и ее производство.

    Читайте так же:  Кто имеет право на материнский капитал лишение родительских прав, опекунство и другие случаи

    Траты указаны в письмах Министерства финансов от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 носят название представительских расходов. И подлежат четкому контролю. Все определения указаны без внесения в них видоизменений и отклонений. Каждый из видов затратной части на встречи и переговоры подлежат четкому контролю, поэтому на представительские расходы оформляем документы правильно.

    Перечень документов предшествующих формированию статьи затрат

    Документальное подтверждение выделения средств на проведение встреч и переговоров служит основой для списания затраченных сумм.

    Основанием для трат служит:

    • Приказ вышестоящего руководства, директора или лица, его замещающего. Этот документ включает конкретные время и дату проведения встреч, место переговоров, перечень всех участников.
    • Смета затрат на проведение мероприятия. Составляется раздельно по каждому этапу возникновения трат: транспорт, обслуживание в ресторане. Документ утверждается в обязательном порядке директором предприятия.
    • Перечень, указывающий на последовательность проведения мероприятий. Действует только с приказом.
    • Отчет о результатах встреч. Составляет его ответственное лицо, он имеет схожую структуру с приказом. Отражает результат встречи.
    • Акт списания расходов. Отражает полную картину в денежном выражении. Подписывается руководителем и главным бухгалтером.
    • Первичные документы, подтверждающие траты: акты выполненных работ, чеки и т. д.

    Стоит отметить, что законодательно утвержденного перечня внутренних распоряжений не существует. Это остается на рассмотрение руководства.

    Нормирование части прочих расходов

    Существует четкое определение суммы затрат на организацию встреч и приемов. Этот показатель на может превышать 4 % от фонда заработной платы сотрудникам предприятия за период отчетности. Величина трат на представительство отражается нарастающим итогом в годовом отчете.

    Дата, когда утвержден авансовый отчет на представительские расходы, считается точным временем их осуществления. В случае если хозяйственная единица использует метод начисления, то расходы относят к косвенным в пределах отчетного периода.

    Кассовый способ отражения трат отражает свершенные выплаты только по предоставлению документации, подтверждающей их осуществление. Это чеки, акты выполненных работ.

    НДС в учете представительских расходов

    Очень важным является списание сумм налога на добавленную стоимость предприятий, организующих приемы и встречи с партнерами. За все товары и услуги, которыми пользовались представители организации, начисляется обязательный налог. Сумму его можно вычесть их налогооблагаемой прибыли организатора мероприятия. Регламентируются подобные расчеты статьями 171-172 НК Российской Федерации. Возможно снижение изымаемых сумм в определенных случаях:

    • если в наличии счет-фактура с указанием сумм НДС;
    • расходы на представительство принадлежат тому виду деятельности предприятия, который налогом облагается;
    • расходы должным образом оформлены в бухгалтерии.

    Когда при организации переговоров и встреч проводится ряд мероприятий, ответственные лица имеют представление о том, как издержки могут повлиять на дальнейшее обложение налогами прибыли. Поэтому оформляют заказы только у тех исполнителей, которые могут предоставить счет-фактуру. Например, розничные магазины не всегда выдают чеки с отдельно выделенной суммой НДС. А значит, ее нельзя вычесть в дальнейшем налогообложение прибыли.

    Пример расчета представительских расходов

    Важно, что учитывается только сумма НДС нормируемых представительских расходов. Если траты произошли сверх нормы, то они относятся к прочим внереализационным расходам и не влияют на величину прибыли при налогообложении. Отражаются на счете 91, субсчете 2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы НДС представительских затрат сверх нормы никак не отражаются.

    Возможно, что разница в учете бухгалтерском и налоговом составит сумму НДС от сверх расходов, ее учитывают в постоянном налоговом обязательстве.

    В бухучете НДС на представительские расходы, как оформить пример:

    Продукция ООО «Рост» облагается НДС. В марте 2018 г на предприятие была организовывана встреча с партнерами.

    Сумма представительских расходов, руб НДС, руб Фонд заработной платы за период, руб Норма расходов представительских, 4% от ФЗП, руб
    1 5950 907 140000 5600

    По итогу, 5950-5600 = 350 р — переходят на списание прочих расходов.

    Учет представительских расходов в бухгалтерии

    В отличие от налогового, в бухгалтерском учете траты на представительство не имеют отдельной статьи отражения. Их относят:

    • на отчисления на амортизацию;
    • материальные затраты;
    • на оплату труда;
    • социальные выплаты;
    • прочие расходы.

    В П. 8 ПБУ 10/99 указывается, что предприятие самостоятельно распределяет траты на внутреннем учете. Чаще всего их относят к прочим, на промышленных предприятиях это счет 26, а на торговых — 44.

    Покажем, как оформить представительские расходы. Пример бухгалтерской проводки при списании сумм на услуги.

    Дебет Кредит
    26 «Общехозяйственные расходы» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

    Учет материальных ценностей (продукты и т. д)

    Дебет Кредит
    44 «Расходы на продажу» 10 «Материалы»​

    Проведение операции в программах по бухгалтерскому учету

    Как оформить представительские расходы, пример в 1С.

    Программа для ведения учета 1С, позволяет создавать авансовые отчеты, на основании которых проходит списание сумм трат на представительство. В 1С Бухгалтерия 8 оформление представительских расходов происходит по схожему алгоритму, что и в более ранних версиях программы.

    Сущность учета заключается в создании банковской выписки или выдачи денег из кассы, а после на основании этих документов создается «Авансовый отчет», в котором указываются все расходы. Подробности вы можете узнать в размещенном далее видео.

    Требования к списанию представительских расходов

    Расходная часть на организации приемов и встреч с партнерами всегда интересует налоговую службу. Руководство фирмы часто старается уменьшить сумму налогооблагаемой прибыли, списывая часть затрат на представительские. Поэтому представители фискальной организации тщательно проверяют всю документацию подтверждающую достоверность трат.

    Основным требованием к списанию является наличии основательных документов:

    • внутреннего приказа;
    • договора с фирмой, которая обеспечивает обслуживание переговоров;
    • первичных документов: актов выполненных работ, счет из ресторана или чеки из розничных магазинов.

    Кроме прочего, предприятия обязуются включать в перечень расходов только те, которые утверждены законодательно.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    К представительским расходам нельзя относить:

    • путевки и оплату отдыха в санаториях;
    • траты на развлекательные мероприятия;
    • деньги на подарки и сувениры партнерам;
    • проживание партнеров в гостинице;
    • возмещение медицинских услуг, если они имели место;
    • затраты на корпоративные мероприятия.

    Нередко возникают спорные вопросы между представителями Налоговой службы и сотрудниками организации о правильности отнесения расходов на представительские. Эти споры решает арбитражный суд. Поэтому, прежде чем проводить списание, необходимо удостовериться в том, что оно соответствует Приказу Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н.

    Читайте так же:  Реестр недобросовестных поставщиков

    Блог бухгалтера-практика и юриста-аналитика

    Документальное оформление представительских расходов

    Налоговый кодекс не дает нам четкого описания процедуры и перечня документов, необходимых для оформления представительских расходов, поэтому будем действовать в соответствии с разъяснениями Минфина, по мнению которого (см. письма Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807) «Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности (выделено мной):

    — приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

    — смета представительских расходов;

    — первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

    — отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
    — цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
    — иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

    Выделенный мной оборот «могут являться, в частности» свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным. Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства (см.закон о бухгалтерском учете в части требований к обязательным реквизитам первичных документов) и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.

    Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат многие авторы рекомендуют оформлять документы общего характера (т.е. относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному). Я тоже считаю оформление общих документов оправданным, потому что они обеспечивают системный подход к однотипным по характеру расходам.

    Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации. Таким образом, в начале года составляем смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей. Если к концу года выяснится, что смета была вовремя не утверждена, а представительские расходы имели место, сделайте соответствующий сметный расчет (с учетом фактических цифр) в конце года, а дату утверждения поставьте более раннюю (руководитель подобную бумагу утвердит «задним числом» без проблем, т.к. он, как минимум, был в курсе проведенных представительских мероприятий). Документ может выглядеть, например, так:

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Единственный учредитель
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    « 15» января 2011 года

    Смета представительских расходов на 2011 год

    Вид представительских расходов Лимит расходов на год, руб.коп.
    Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) 100 000,00

    Транспортное обеспечение участников официальных приемов 25 000,00

    Буфетное обслуживание во время переговоров 25 000,00

    Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации 10 000,00

    Развлекательные мероприятия во время официальных приемов 100 000,00

    ИТОГО 260 000,00

    Помимо этого следует издать внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты:

    — порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

    — порядок расходования средств на представительские расходы;

    — порядок документального оформления представительских расходов;

    — порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

    — нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).

    Если у вас нет возможности сделать приказ с датой в начале года, а представительские расходы имели место, сделайте приказ последними числами предыдущего года.

    Документ может выглядеть, например, так:

    Приказ № ___
    г.Москва « 15» января 2011 года

    О представительских расходах

    1. Установить на 2011 года следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

    Вид представительских расходов / Предельный лимит расходов на одного человека

    Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) до 2000 руб.в день

    Транспортное обеспечение участников официальных приемов до 600 руб.в день

    Буфетное обслуживание во время переговоров до 150 руб.в день

    Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации до 200 руб.в день

    Развлекательные мероприятия во время официальных приемов по факту

    2. Предоставить право получать денежные средства для осуществления расходов в представительских целях следующим сотрудникам:

    — генеральному директору __________________,

    — коммерческому директору ________________,

    — главному бухгалтеру ______________________,

    — начальнику отдела _______________________,

    3. Назначить ответственным за расходование средств на представительские цели, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов коммерческого директора ___________________________.

    4. Коммерческому директору ___________________ представлять мне на утверждение отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.

    5. Главному бухгалтеру __________________ обеспечить своевременное отражение в бухгалтерском и налоговом учете осуществленных представительских расходов с учетом требований действующего законодательства.

    6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
    Генеральный директор

    Теперь переходим к документам для оформления конкретного представительского мероприятия.

    Начинаем с приказа (распоряжения) руководителя. Дата приказа – на 2-3 недели ранее намеченного мероприятия.

    Приказ № ___
    г.Москва « 01» декабря 2011 года

    О проведении официального приема

    С целью поддержания сотрудничества с действующими клиентами и привлечения потенциальных клиентов

    1. Провести официальный прием действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

    2. Прием провести 29 декабря 2011 года в офисе компании.

    3. Коммерческому директору ____:

    3.1. Подготовить и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года перечень приглашенных лиц.

    3.2. Разработать программу проведения приема и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года.

    3.3. Обеспечить ресторанное обслуживание (фуршет) во время проведения приема.

    3.4. Подготовить и представить мне на утверждение отчет о проведенном приеме в срок до 31 декабря 2011 года.

    4. Главному бухгалтеру ___________составить смету и выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, имеющим право осуществлять расходы в представительских целях, в срок до 24 декабря 2011 года.

    Читайте так же:  Платят ли пенсионеры налог на землю и на имущество

    5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

    Следующий документ – перечень приглашенных лиц. Учитывая стремление ФНС считать расходы экономически обоснованными в том случае, когда они напрямую повлекли получение доходов, оптимальным будет вариант, когда в перечень приглашенных лиц войдут представители организаций-заказчиков, с которыми на момент проведения приема заключены договоры, т.е. тех организаций, в адрес которых были выписаны документы по реализации после приема (возможно, немного «притянуто», зато оспорить «экономическую обоснованность» будет сложно — получение дохода налицо!). Попросите у менеджеров ФИО контактных лиц этих организаций (с этими лицами вряд ли кто будет связываться с целью проверки, но тот факт, что эти люди — реально работали в данных организациях, будет свидетельствовать о реальности проведенного мероприятия). Также в перечне приглашенных лиц укажите несколько сотрудников принимающей стороны (например, генерального директора, коммерческого директора, начальника отдела продаж или маркетинга и т.п.).

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Генеральный директор
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    __________________
    « 23 » декабря 2011 г.

    Перечень лиц,
    приглашенных на официальный прием ООО «НАША ФИРМА» 29.12.2011,
    посвященный ознакомлению клиентов
    с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
    динамикой и перспективами развития компании

    Номер п/п ФИО приглашенного лица Организация

    Следующий документ — программа приема.

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Генеральный директор
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    __________________
    « 23 » декабря 2011 г.

    Программа официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
    посвященного ознакомлению клиентов
    с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
    динамикой и перспективами развития компании

    Формат мероприятия – официальный прием (доклады и фуршет) действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

    Цель мероприятия — поддержание сотрудничества с действующими клиентами и привлечение потенциальных клиентов.

    Список докладчиков:
    ФИО – генеральный директор ООО «НАША ФИРМА»;
    ФИО — коммерческий директор ООО «НАША ФИРМА».

    Дата проведения: 29 декабря 2011 года.

    Место проведения: офис ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111.

    Прибытие представителей — с 12.30 до 13.00.

    Открытие официального приема — 13.00.

    Регламент:
    13.00 — 13.30 – доклад генерального директора ФИО (тема – приветствие участников приема, результаты работы компании за год, перспективы развития компании на следующий год);

    13.30 — 14.00 – доклад коммерческого директора ФИО (тема – презентация новых услуг, работ, товаров);

    14.00 — 17.00 — фуршет.

    Следующий документ — смета. Для составления сметы можете использовать реальные данные о закупленных продуктах (цифры округлите — в предварительной смете сложно учесть цены до копеек).

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Генеральный директор
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    __________________
    « 23 » декабря 2011 г.

    Смета официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
    посвященного ознакомлению клиентов
    с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
    динамикой и перспективами развития компании

    Дата составления: 23.12.2011

    Дата проведения приема: 29.12.2011

    Место проведения приема: офис ООО «НАША ФИРМА» (Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111).

    Состав участников приема:
    — клиентов – 8 человек,
    — сотрудников ООО «НАША ФИРМА» — 4 человека.

    Форма мероприятия: доклады и фуршет.

    Наименование блюд и напитков/ Единица измерения/ Количество/ Цена за единицу/ Всего стоимость

    Итого по смете ________________

    Далее составляем отчет о приеме — сводим три предыдущих документа в один.

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Генеральный директор
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    __________________
    « 30 » декабря 2011 г.

    Отчет о проведении официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
    посвященного ознакомлению клиентов
    с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
    динамикой и перспективами развития компании

    Дата составления: 30.12.2011

    Дата проведения приема: 29.12.2011

    Место проведения приема: офис ООО «НАША ФИРМА» (Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111).

    Состав участников приема:

    Номер п/п ФИО приглашенного лица Организация

    Официальный прием проводился 29 декабря 2011 года с 12.30 до 17.00 в офисе ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111 в соответствии с утвержденной программой.

    В пределах утвержденной сметы состоялось ресторанное обслуживание (фуршет). Общая сумма потраченных средств составила:

    Наименование блюд и напитков/ Документы, подтверждающие произведенные расходы/ Сумма потраченных средств: всего; в том числе НДС/ Сумма, которая может быть учтена в расходах в целях налога на прибыль

    Последний документ — справка бухгалтера (для отнесения на расходы суммы представительских расходов в пределах лимита, установленного НК РФ).

    ООО «НАША ФИРМА» » 30 » декабря 2011 г.

    по списанию в себестоимость представительских расходов

    Дата отчета о проведенном представительском мероприятии:

    Количество участников (включая принимающую сторону):

    Установленная норма расходов на человека:

    Сумма расходов по нормам:

    Фонд оплаты труда за налоговый период:

    Максимальная сумма представительских расходов, подлежащая списанию за налоговый период:

    Фактическая сумма на проведенное мероприятие:

    Сумма представительских расходов, подлежащая учету в целях налогообложения прибыли, с учетом установленных в организации норм и возможного лимита:

    Практика показывает, что все эти документы составляются после реально проведенных мероприятий самим бухгалтером. Однако, этот процесс будет сложным только в первый раз; далее все сведется к процессу «просто подставьте цифры».

    Надеюсь, мой опыт будет полезен читателям.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Желаю бухгалтерам творческих успехов при оформлении фактов хозяйственной деятельности организации!

    Источники


    1. Давыденко, Дмитрий Как избежать судебного разбирательства. Посредничество в бизнес-конфликтах / Дмитрий Давыденко. — М.: Секрет фирмы, 2014. — 168 c.

    2. Чашин А. Н. Квалификационный экзамен на адвоката; Дело и сервис — М., 2010. — 544 c.

    3. Мишин А. А. Конституционное (государственное) право зарубежных стран; Юстицинформ — Москва, 2010. — 560 c.
    4. Марченко, М.Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / М.Н. Марченко. — М.: Норма, 2017. — 415 c.
    5. Евецкий, А.А. О юридических лицах / А.А. Евецкий. — М.: ООО PDF паблик, 2009. — 879 c.
    Оформление представительских расходов
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here