Содержание
- 1 Российская трехсторонняя комиссия одобрила законопроект об эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид
- 2 С 1 января 2020 года начнется перевод кадровых документов в электронный формат
- 3 Кадровые документы: переводим в электронный вид
- 4 Все кадровые документы компаний переведут в электронный вид
- 5 Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту
- 6 «Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?
- 7 Перевод кадровых документов в электронный вид начинается?
Российская трехсторонняя комиссия одобрила законопроект об эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид
limbi007 / Depositphotos.com |
Об этом сообщается на официальном сайте Минтруда России.
Законопроект регулирует порядок проведения эксперимента по ведению электронных документов в рамках трудовых отношений отдельных работодателей с работниками. Это касается тех работодателей, для которых трудовым законодательством РФ предусмотрено оформление документов с работниками исключительно в бумажном виде.
Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.
Эксперимент нацелен на создание и отработку механизмов ведения и применения электронных документов без дублирования их на бумажном носителе. По словам заместителя Министра труда и социальной защиты РФ Всеволода Вуколова, участниками эксперимента будут работодатели и работники, состоящие в трудовых отношениях с ними. Также предусмотрена возможность участия федерального органа исполнительной власти, бюджетных учреждений и организаций.
В числе особенностей проведения эксперимента указываются:
- добровольное участие работодателей и работников в эксперименте (с правом работника отказаться от участия в нем при письменном уведомлении об этом работодателя);
- возможность работодателей самостоятельно определить виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, и структурные подразделения, где он будет проходить (предполагается, что это может быть не вся компания), а также вид электронной подписи;
- обязанность использования обеими сторонами при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений усиленной квалифицированной электронной подписи;
- ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений, работодателем посредством использования информационной системы;
- возможность вести электронные документы на портале «Работа в России» (так как и работодатель, и работник идентифицированы на портале, то там будет применяться простая электронная подпись, новые сервисы и формы будут бесплатны для работника и для работодателя);
- финансирование работодателем расходов, связанных с ведением в электронном виде документов, касающихся трудовых отношений, включая применение электронной подписи работника.
Реализация эксперимента планируется в период с 1 января по 31 декабря 2020 года. Нормативным регулированием порядка его проведения (включая определение правил отбора и перечня участников) и методическим сопровождением займется Минтруд России. Результаты проведения эксперимента будут учтены при подготовке законодательных поправок.
По данным министерства, на текущий момент свое желание принять участие в эксперименте уже выразили 37 крупных компаний.
С 1 января 2020 года начнется перевод кадровых документов в электронный формат
Что случилось?
Российская трехсторонняя комиссия одобрила законопроект Минтруда России о запуске эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид. Из сообщения на официальном сайте Минтруда следует, что эксперимент по ведению электронных кадровых документов будет введен в рамках трудовых отношений отдельных организаций с работниками. Это касается тех работодателей, для которых российским трудовым законодательством предусмотрено оформление документов с работниками исключительно в бумажном виде.
Зачем нужен перевод кадровых документов в электронный вид
Как пояснил заместитель министра труда и социальной защиты РФ Всеволод Вуколов:
Предпосылками подготовки законопроекта стали, с одной стороны, обстоятельства, когда ряд компаний уже ведет электронный документооборот для документов, которые разрешены Трудовым кодексом РФ , с другой — многочисленные обращения работников. В основном, дистанционных работников и вахтовиков, которые хотели бы заключать трудовые договоры в электронном виде, чтобы потом, когда они достигали рабочего места, не были изменены основные положения договоров, которые были им заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе. Таких обстоятельств достаточно много.
Именно поэтому чиновники хотят создать и отработать механизмы ведения и применения электронных документов без дублирования их на бумажном носителе. Участниками эксперимента станут коммерческие организации и их работники, а также федеральные органы исполнительной власти, бюджетные учреждения и организации, но только на добровольной основе. При этом у каждого работника есть индивидуальная возможность отказаться от участия в эксперименте. Для этого достаточно письменно уведомить об этом работодателя.
Права участников эксперимента
Работодатели, которые станут участниками эксперимента, получат такие права и обязанности:
- возможность самостоятельно определять виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, и структурные подразделения, где он будет проходить (можно будет провести не во всей организации, а в выбранных отделах);
- возможность вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений, посредством использования информационной системы;
- обязанность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеими сторонами трудовых отношений при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений;
- возможность вести электронные документы на портале «Работа в России», новые сервисы и формы будут бесплатны для работника и для работодателя.
Оформлением электронных подписей работникам, а также финансированием всех расходов, связанных с ведением электронных кадровых документов, касающихся трудовых отношений, будут заниматься работодатели. Работники никаких дополнительных расходов нести не будут.
Минтруд предполагает, что эксперимент будет реализован в период с 01.01.2020 по 31.12.2020. Нормативным регулированием порядка его проведения (включая определение правил отбора и перечня участников) и методическим сопровождением будет заниматься само министерство. Результаты проведения эксперимента будут учтены при подготовке поправок в Трудовой кодекс для установления ведения электронных кадровых документов всеми российскими законодателями. На сегодня желание принять участие в эксперименте уже выразили 37 крупных организаций-работодателей.
Кадровые документы: переводим в электронный вид
В России начался эксперимент по переводу в электронный вид кадровых документов. Кроме того, власти планируют уже в этом году подготовить законопроект об электронных трудовых книжках. О том, зачем переводить все документы сотрудников к цифровому значению, рассказала Светлана Сидоркина, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».
23 марта 2018 года стартовал эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках компании. Приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года утверждены цели этого эксперимента. Так, в рамках задач необходимо будет:
- провести апробацию возможного механизма ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
- оценку затрат и полученных эффектов от перевода этих бумаг в цифровой вид;
- выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
- подготовить предложения по оптимизации кадровых документов, обязательных для ведения работодателем.
Опытным путем
Эксперимент будет проводиться в четыре этапа. На первом подготавливаются проекты и утверждаются локальные НПА; устанавливается взаимодействие с профсоюзными организациями или иными представителями работников. На втором этапе происходят разработка корпоративных информационных систем и, при необходимости, их техническая подготовка. На третьем в организациях участников эксперимента будут проведены установленные для каждой компании виды работ с документами в электронном виде. В частности, по новым правилам будут происходить оформление отпусков и служебных командировок; извещение работников о составных частях заработной платы; ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска; ознакомление работников с локальными нормативными актами; предоставление сотрудникам документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости и иные виды работ. На этом этапе будут подведены итоги, проведена оценка финансовых затрат, проанализирован эффект от ведения кадровых документов в электронном виде.
На последнем этапе, который завершится 1 октября 2018 года, в Минтруде будут подведены итоги эксперимента и будет проведена оценка его результатов.
Исходя из того, что участниками «пилота» по оцифровке кадровых бумаг стали крупнейшие компании страны, вывод напрашивается сам собой: стоимость технического обеспечения для перевода всех кадровых документов в цифру будет достаточно высока. И позволить себе перейти на такой документооборот сможет не каждая компания.
Однако можно предположить, что в случае удачного проведения эксперимента будут разработаны технические и методические рекомендации, после некоторого количества времени данный обмен документами может стать доступным и для небольших предприятий. Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу. Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.
Вероятнее всего, перевод кадровых документов в электронный формат сможет позволить сократить расходы организации на создание печатных копий. Но это будет возможно только в том случае, если организация сможет обеспечить надежное хранение кадровых документов в электронном архиве. Нужно ли будет выдавать работнику копии бумаг в печатном виде или же будет достаточно направить эти документы сотруднику на электронную почту, еще не понятно.
Новшества, как всегда, отразятся на работе бухгалтера и сотрудников кадровой службы: это и освоение новых программ, и появление новой законодательной базы, которую необходимо будет изучить. Работы вряд ли убавится, однако снижения затрат времени можно будет ожидать за счет того, что сократится время на распечатывание документов и их сортировку.
Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу. Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.
В век информационных технологий, когда всё и все пытаются перевести в цифру, закодировать и сохранить, перевод на повсеместный электронный кадровый документооборот возможен и даже вероятен. Электронные бумаги – это удобно, информация занимает меньше места в материальном мире, но следует не забывать и о данных, которые будут размещаться в цифровом мире. Такая информация требует не только места, но и затрат, как финансовых, так и ресурсных. Перевести все организации на электронный кадровый документооборот будет возможно только в том случае, если технологии будут финансово доступны для этих организаций.
Цифровая трудовая книжка
Стоит напомнить, что в рамках Российского инвестиционного форума в Сочи глава Минтруда России Максим Топилин сообщил, что к концу 2018 года планируется подготовить законопроект об электронных трудовых книжках.
Глава Минтруда прокомментировал это так: «Надо иметь в виду, что электронная трудовая книжка – это не скан трудовой книжки, это будут данные о позициях человека, которые будут храниться частично централизованно, частично, где нет в этом смысла, децентрализованно».
Получается, что после ввода электронных трудовых книжек организациям придется выгружать в Пенсионный фонд России дополнительные сведения по деятельности работников. Будем надеяться, что перевод бумажных трудовых книжек в электронный формат позволит сотрудникам облегчить процедуру назначения пенсий. На сегодняшний день потенциальным пенсионерам для подтверждения страхового стажа приходится разыскивать бывших работодателей, направлять всевозможные запросы, и даже после произведенных действий стаж в ликвидированной организации, если она не позаботилась о том, чтобы направить данные в архив, можно не подтвердить.
Работодателю возможно будет перед приемом на работу проверить все места работы потенциального работника, и естественно, что данная информация должна будет выдаваться только по официальному запросу.
Отпадает необходимость хранения бумажных трудовых книжек в организации, также сводятся на нет риски по несвоевременной передаче трудовой книжки увольняющемуся работнику.
Таким образом, перевода кадровых документов в электронный формат, а также появления электронных трудовых книжек возможно ожидать уже в ближайшем будущем. Несмотря на весь трудоемкий процесс и значительные финансовые затраты на первом этапе введения этого новшества, в дальнейшем это может распространиться на все компании, конечно же, после существенного удешевления процедуры.
Практическая энциклопедия бухгалтера
Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.
Поделиться
Распечатать
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Все кадровые документы компаний переведут в электронный вид
Накануне на заседании Правительства обсуждались одобренные ранее три законопроекта, которые связаны с введением в России электронных трудовых книжек.
«Это наш следующий проект, по которому мы сейчас завершаем согласования. Есть разночтения, разногласия с рядом министерств и ведомств по отдельным позициям», — заявил глава Минтруда Максим Топилин.
Эксперимент по электронному кадровому делопроизводству внутри предприятия (по всем документам внутри предприятия) планируется запустить в 2020 году.
Речь пока идет об эксперименте, через включение отдельных предприятий в обкатку этой конструкции, потому что сейчас пока сложно предусмотреть и предотвратить все возможные риски.
«Какие будут подписи применяться – усиленная (УКЭП) или обычная, простая подпись? Здесь всегда ведётся достаточно серьёзный диалог с точки зрения безопасности данных, их хранения, с точки зрения идентификации человека и с точки зрения дороговизны проекта. Если это усиленная квалифицированная подпись, понятно, что это более дорогая история, если простая подпись – это более дешёвая история. Но как вы будете идентифицировать людей, как будете хранить данные и так далее? Здесь надо всегда очень внимательно взвешивать все составляющие, с тем чтобы принять какое-то решение, которое устроит всех и будет не таким дорогим.Он отметил, что внедрение электронного документооборота в кадровом деле требует материальных вложений», — сказал Топилин.
«Там потребуются дополнительные деньги. И здесь у нас пока есть разночтения с Министерством финансов. Будем в бюджетном процессе это всё согласовывать. При этом мы исходим из того, что средства есть в национальном проекте «Цифровая экономика», и надо определённую часть этих средств направить на этот проект. Минкомсвязи нам этот вопрос полностью согласовало», — добавил Топилин.
Научитесь составлять управленческую отчетность в нашем новом онлайн-курсе. Собственники готовы платить за управленческие отчеты больше, чем за налоговые. Дадим алгоритм настройки отчетов и покажем, как встроить их в ваш повседневный учет.
Обучение дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь на курс «Все про управленческий учет: для бухгалтера, директора и ИП». Пока за 3500 вместо 6000 руб.
Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту
Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.
Задачами эксперимента определены:
● апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
● оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
● выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
● подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
● подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.
К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.
Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».
В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).
Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, ВНИИ труда Минтруда России.
Эксперимент продлится до октября 2018 года.
Как ранее сообщалось, Минтруд России ведет работу, связанную с применением цифровых технологий в трудовой сфере, по трем направлениям: кадровый документооборот в организации, электронная трудовая книжка, электронный надзор.
Виды работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент:
● заключение трудовых договоров;
● планирование отпусков работников на предстоящий год, ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска, ознакомление с приказом об отпуске, оформление заявления о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
● оформление служебных командировок;
● извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;
● получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни, ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы;
● ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;
● ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.
На базе одного из участников будет проведен эксперимент по представлению документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости.
По результатам будут выдвинуты предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде.
Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании DIRECTUM прокомментировала новость:
«На данный момент законодательство явно не разрешает переводить кадровый документооборот в электронный вид, за исключением обмена документами с дистанционными работниками (глава 49.1 ТК РФ). В отношении большинства кадровых документов в НПА фигурируют фразы «под роспись» и «письменная форма». Подразумевается, что документы должны быть оформлены на бумаге, подпись сотрудника должна быть «живой». И несмотря на то, что п.1 ст.6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» разрешает работать с электронными документами при использовании квалифицированной ЭП, работодатели не рискуют переводить кадровые документы в электронную форму. Случаи судебной практики немногочисленны, каждый рассматривается отдельно: а каких-то ситуациях электронные документы признают действительными, в каких-то – нет.
При этом ведение кадровых документов на бумаге создает большую нагрузку на работодателей. Часть документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу и др.) имеют длительный срок хранения (75 лет) и требуют организации архива. Из-за требования ознакомить сотрудников с документом под роспись возникают затраты по доставке документов до подписантов и возврату документов в места их хранения. Поэтому перевод кадрового документооборота в электронный вид – актуальная тема.
И хотя результаты эксперимента станут известны не ранее конца 2018 г., а соответствующие поправки в законодательство будут внесены не ранее 2019 г. (при условии, что результаты эксперимента будут положительными), в дальнейшем это позволит снизить нагрузку на работодателей в части ведения кадровых документов».
Перечень участников эксперимента и виды работы с документами,
![]() |
Видео (кликните для воспроизведения). |
в отношении которых проводится эксперимент
Наименование участника эксперимента
Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент
1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;
2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;
3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью
1) заключение трудовых договоров;
2) ознакомление работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью
представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости
1) оформление отпусков и служебных командировок;
2) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период, должностными инструкциями и иными локальными документами
1) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;
2) заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;
3) заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
4) уведомление работника о времени начала отпуска;
5) ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
6) ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником
1) извещение о времени начала отпуска;
2) ознакомление с приказом об отпуске;
3) получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
4) ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы
АО «Северсталь Менеджмент»
1) оформление служебных командировок;
2) предоставление отпуска работнику на основании его заявления;
3) планирование отпусков работников на предстоящий год;
4) выдача наряда-допусков работникам
предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде
«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?
Как известно, кадры решают все. А можем ли мы решить все вопросы, связанные с кадровой документацией, с помощью ЭДО?
Использование электронных документов (далее – ЭД) в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.
Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от 11.06.2013 года №953-р был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», который предусматривал создание условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров). В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале 2015 года. Однако воз и ныне там.
Ход выполнения дорожной карты опубликован на сайте Правительства РФ. Был принят ряд изменений нормативно-правовых актов (например, отменены ограничения на использование ЭД при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти) в части электронного документооборота. Никаких ожидаемых поправок дополнительно к существующим нормам применения ЭД в трудовых отношениях не введено.
Кадровая документация
Кадровая документация – совокупность всех документов, необходимых для фиксации, регулирования и подтверждения отношений между работником и работодателем, используемая также при проверке и контроле со стороны проверяющих органов.
Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.
Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории:
- документы, оговаривающие взаимоотношения между работодателем и работником (трудовой договор, дополнительные соглашения к нему);
- учетная документация (учетные формы кадровой документации, документы по учету рабочего времени);
- персональная документация (личное дело, личная карточка работника);
- организационно-распорядительная документация (график отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу).
Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.
Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?
В статье 312.1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) понятие дистанционной работы определено как выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
Общие положения
На дистанционных работников распространяются действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.
При обмене ЭД между работником и работодателем каждым из них используется квалифицированная электронная подпись. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.
Законом не поясняется, в какой форме должно быть это подтверждение:
- в виде документа, явно подтверждающего ознакомление работника с полученным от работодателя ЭД;
- в виде формируемого оператором электронного документооборота подтверждения получения документа (например).
В связи с этим форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документом, отправленным работодателем, лучше предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами. Кроме того, обмен ЭД между работником и работодателем совсем необязательно осуществлять через оператора электронного документооборота.
Трудовой договор
Статья 312.2 ТК РФ устанавливает возможность заключения трудового договора (далее – ТД) о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе путем обмена ЭД (при этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя).
Важно! В случае если ТД о дистанционной работе заключен путем обмена ЭД, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
Обращаю внимание на то, что законодатель говорит именно об экземпляре, а не о копии.
В случае заключения ТД путем обмена ЭД предусмотренные статьей 65 ТК РФ документы могут быть предъявлены работником, поступающим на дистанционную работу, работодателю, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.
Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 ТК РФ, также может осуществляться путем обмена электронными документами.
По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный выше.
Если же данное соглашение не было заключено, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.
Что касается увольнения дистанционного работника: в соответствии со статьей 312.5 ТК РФ если расторжение ТД происходит по инициативе работодателя, то ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении такого ТД осуществляется в форме электронного документа. Работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.
Обратите внимание, здесь законодатель прямо указывает на надлежащим образом оформленную копию ЭД.
Другие документы
В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа.
Но для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством РФ, по почте заказным письмом с уведомлением.
Также при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.
Что можно, а что нельзя
Выше мы рассмотрели основные документы участников трудовых отношений. Однако существует еще масса документов кадрового учета внутри организации, ведение которых необходимо продумывать перед переходом на ЭД. Это и трудовые книжки, которые ведутся только в бумажном виде, и личные карточки работников, с записями которых работника знакомят под личную подпись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225). В бумажной форме должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 года №69) в связи с тем, что предусмотренные в ней графы 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» подразумевают неоднократную личную подпись.
К сведению. Министр труда и социальной защиты РФ заявил о том, что отмена трудовых книжек не планируется. По словам Максима Топилина, на данный момент рассматривается возможность реформирования трудовых книжек и перевода их в электронный вид. Также к трудовому законодательству готовятся поправки, которые бы упростили ведение и хранение трудовых книжек (Источник: «Клерк.Ру»).
Существуют и иные документы персонифицированного учета с длительными сроками хранения и особенными требованиями к местам хранения (в том числе к информационным системам).
В электронном виде можно вести Журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и изменений к ним, Журнал учета приказов о приеме на работу. Унифицированных форм и требований к ведению данных документов нет, поэтому есть возможность выбрать наиболее оптимальный способ регистрации (формы ведения лучше утвердить приказом организации).
Примечание. Журналы (книги) учета трудовых договоров и приема на работу требуется хранить 75 лет (пп. а и пп. б п. 695 Перечня типовых управленческих документов с указанием срока хранения, утв. приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 года №558), поэтому на практике часто эти документы ведут в электронной форме с последующей распечаткой и хранят на бумажных носителях.
Еще одним объяснением редкого использования ЭД в кадровом документообороте является неопределенное отношение к таким документам в судах и проблемы с представлением электронных документов в суд. При этом необходимо отметить, что вкупе с другими доказательствами даже электронная переписка работника с работодателем служит доказательством трудовых отношений.
Для справки. Распоряжением Правительства РФ от 23.12.2014 года №2660-р был внесен законопроект 686611-6 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти)», рассмотрение которого 21.05.2015 года было отложено Государственной Думой РФ. Пока никакой дополнительной информации нет.
В заключение выделим основные моменты, которые необходимо помнить при использовании ЭД в трудовых взаимоотношениях:
- Вести трудовые отношения с дистанционным работником, используя электронные документы, возможно. Но при соблюдении условий, установленных законодательством РФ.
- Вести в электронной форме учетные кадровые документы рискованно в силу специфики их заполнения и хранения. Лучшим вариантом для обеих сторон трудовых отношений в этом случае будет являться бумажный носитель.
- Документы, не предполагающие наличия собственноручных подписей сотрудников, можно вести в электронном виде с периодической распечаткой и передачей в хранение на бумажных носителях либо организовав безопасное место длительного хранения электронных документов.
Автор: Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs
Перевод кадровых документов в электронный вид начинается?
Информация об эксперименте
Основание:
приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194 “О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений”.
Задачи:
- апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
- оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
- выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
- подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
- подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.
Сроки проведения:
с 23 марта по 1 октября 2018 года.
Участники эксперимента:
- открытое акционерное общество «Российские железные дороги»;
- акционерное общество «Газпромбанк»;
- публичное акционерное общество «АВТОВАЗ»;
- публичное акционерное общество «РОСБАНК»;
- публичное акционерное общество «Мечел»;
- акционерное общество «Северсталь Менеджмент»;
- публичное акционерное общество «Ростелеком»;
- общество с ограниченной ответственностью «Яндекс».
Эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид будет проводиться в четыре этапа. Этапы включают в себя разработку локальных нормативных актов, их согласование с заинтересованными лицами. Внедрение корпоративных информационных систем для работы с кадровыми документами в электронном виде. Оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков связанных с проведением эксперимента. Ну и, конечно, анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда.
![]() |
Видео (кликните для воспроизведения). |
Подводя итог
Что сказать? Вести кадровые документы в электронном виде наверное очень удобно. Но подождем результатов эксперимента. Участниками его стали организации, имеющие достаточные средства для внедрения новых технологий в кадровом делопроизводстве. Но если результаты эксперимента будут признаны положительными и практика кадровых документов в электронном виде будет внедряться повсеместно, каких затрат бюджетов различных уровней это потребует?
Источники
Кулаков В. В., Каширина Е. И., Карапетян Л. А., Старков О. В. Правоведение; Феникс — Москва, 2011. — 224 c.
Воронков, Ю. С. История и методология науки. Учебник / Ю.С. Воронков, А.Н. Медведь, Ж.В. Уманская. — М.: Юрайт, 2016. — 490 c.
Радько, Т. Н. Теория государства и права в схемах и определениях. Учебное пособие / Т.Н. Радько. — М.: Проспект, 2015. — 776 c.- Толкушкин, А.В. Налогообложение физических лиц при операциях с недвижимостью / А.В. Толкушкин. — М.: ЮРИСТЪ, 2000. — 344 c.
- Михайловская, И. Б. Суды и судьи. Независимость и управляемость / И.Б. Михайловская. — М.: Проспект, 2014. — 124 c.
Опытный юрист с 10 летним стажем.
Образование: ЗСФ РГУП – Западно-Сибирский филиал Российского государственного университета правосудия(г. Томск).
Место работы: частная компания в г. Санкт-Петербург.