Штатная расстановка образец заполнения

Все что нужно знать по теме: "Штатная расстановка образец заполнения" с профессиональной точки зрения. По всем вопросам вы можете обратиться к дежурному юристу.

Штатная расстановка образец заполнения скачать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Штатная расстановка образец заполнения скачать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В структуре количество штатных единиц и размер зарплаты не указываются, для этого существует «штатка».

Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием личных данных сотрудников (ФИО, табельных номеров, даты, когда были заключены или расторгнуты трудовые договора и т. п.) и условий оплаты труда.

Для штатного расписания существует унифицированная форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Она не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Как утвердить в компании штатное расписание

Мы приложили бланк штатной расстановки в Excel к этой статье. Кроме того, можно скачать образец штатной расстановки в Word. Шаблоны для скачивания штатной расстановки внизу статьи.

Без штатной расстановки или иного документа, где указано, какие должности были заняты, работодатель проиграет. Это правило относится ко всем ситуациям, в которых требуется доказать, что вакансий не было.

Технически, штатное расписание может составлять любая служба, на которую руководителем возложена эта обязанность. Как правило, это делает кадровая служба. Если организация небольшая, то кадровик или главный бухгалтер.

[3]

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

  • В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
  • В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
  • Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
  • В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
  • Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
  • Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатная расстановка (или штатное замещение, штатный список), как правило, содержит следующую информацию:

  • какие единицы заняты в штатном расписании;
  • Ф. И. О. конкретных сотрудников;
  • табельные номера;
  • условия оплаты труда.

Штатное расписание компании должно быть актуальным. Это значит, что, если в компании происходит изменение перечня должностей, количества штатных единиц, окладов и надбавок, нужно оперативно внести в этот документ правки. Иначе возможны проблемы с налоговиками и фондами.

В этом нормативном документе находит отражение планируемое распределение перечня работ между сотрудниками предприятия.

Несмотря на то, что на законодательном уровне не установлена обязательность ведения и заполнения такого документа, образец штатной расстановки (скачать) станет отличным инструментом построения кадровой политики компании. Это особенно важно для организаций, где наблюдается текучесть кадров.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Трудовые споры» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62250 от 03.07.2015.

В ООО «Хлеб» открылся кондитерский цех по производству сладкой мучной продукции. В соответствии с технологическим процессом, экономист фирмы сделал расчет необходимого количества сотрудников нового подразделения.

Все данные указываются без сокращений, в соответствии с наименованиями в структуре предприятия. Если отдельно структуры нет, то столбцы заполняются в алфавитном порядке или в порядке убывания количества сотрудников в подразделениях. Коды структурных подразделений также должны соответствовать структуре организации.

На крупных предприятиях документ разрабатывается отдельно для каждого филиала или подразделения. Если штатное расписание издается в целом по организации, то в структурные отделения направляются выписки из документа.

За основу рационально взять штатное расписание унифицированной формы № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Форму можно дополнить соответствующими графами и/или столбцами.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать.

Если АО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они могут разработать бланк самостоятельно, предусматривать все особенности и дополнять форму Т-3 графами. Ячейки без данных можно оставлять пустыми.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать.

Для чего нужно штатное расписание в организации 2019 г., в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда.

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них.

Читайте так же:  Если зарплата выплачена раньше срока 6-ндфл

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем. Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации. В разрезе каждого подразделения указывают должности сотрудников, включая вакантные: бухгалтер, продавец, водитель и т. д. В отношении каждой должности проставляют число штатных единиц и размеры должностных окладов.

Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы.

Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.

Наименование должности в штатном расписании должно соответствовать наименованию должности в квалификационном справочнике.

Как составить штатную расстановку Штатная расстановка (или штатное замещение, штатный список), как правило, содержит следующую информацию: какие единицы заняты в штатном расписании; Ф. И. О. конкретных сотрудников; табельные номера; условия оплаты труда.

Штатное расписание является необходимым документом для организации и к его оформлению и хранению необходимо относиться ответственно. Штатная расстановка вводится по желанию и является удобным инструментом для работы с кадровым составом организации.

Штатное расписание. Унифицированная форма Т-3

Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Оба рассматриваемых документа зафиксированы в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Понятия штатного расписания и штатной расстановки зачастую путают даже опытные сотрудники кадровой службы предприятия.

Составлять штатную расстановку рекомендуется компаниям, в которых большой штат работников. Вести штатную расстановку удобнее в электронном виде в Excel.

Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.

За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.

Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица.

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

  • структурные подразделения,
  • названия должностей,
  • количество сотрудников,
  • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

[1]

Порядок утверждения штатного расписания

  1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
  2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
  3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Читайте так же:  Расторжение трудового договора и увольнение наемного работника по инициативе работодателя в связи с

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Пример заполнения бланка штатной расстановки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Пример заполнения бланка штатной расстановки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным.

При заполнении штатного расписания рекомендуется руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20).

Образец штатного расписания на 2019 год оформляем по всем правилам

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.
Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.

Затем — “номер документа”. Эта колонка может сыграть определяющую роль в случае возникновения коллективных или трудовых споров с организацией. Как правило, крупные фирмы в эту графу вносят частые изменения в связи с наймом новых кадров.

Специфические вопросы экономического характера можно возложить на работников этой службы. При применении комплексного подхода, штатное расписание будет составлено максимально четко и без нареканий.

Его повсеместно используют для оформления состава и штатной численности организации. Как правильно разработать штатное расписание? И нужно ли оно вообще? Штатное расписание, как кадровый документ, у многих вызывает большое количество вопросов. Например, как часто его нужно составлять, как правильно заполнить унифицированную форму и является ли этот нормативный акт обязательным.

Штатную расстановку составляют в произвольной форме

Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

В Италии правила предоставления статуса беженца регламентируются несколькими международными актами, в том числе Женевской конвенций.

То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций. А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей.

Как сделать штатную расстановку: образец и рекомендации

И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица.

Заполнение документа поручают кадровику, или назначают ответственного сотрудника, который будет этим заниматься. Штатная расстановка: образец не имеет унифицированной формы. Список чаще всего оформляют на унифицированном бланке штатного расписания по форме № Т-3, утвержденного Постановлением Госкомстата.

А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала. Штатное расписание является обязательным документом? Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала.

Читайте так же:  Брать или не брать ипотечники застряли между ставкой и ценами на жилье
Видео (кликните для воспроизведения).

Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации. Штатное расписание для ИП.

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Зачастую компании ведут документ именно в таком формате, так как он не является обязательным и носит вспомогательный характер.

Как составить штатное расписание организации

После того, как кадровики заполнят таблицу, подводят итог. Внизу документа указывают, сколько должностей из штатного расписания заполнено и сколько вакантных.

Она существует преимущественно в больших организациях, где необходимо учитывать и обрабатывать огромное количество исходных данных.

[2]

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Сколько хранится штатное расписание?

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И.

Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.

Именно поэтому при издании приказа об утверждении штатного списка целесообразнее сразу оговорить и ответственное лицо по ведению указанного документа.

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Штатная расстановка Информацию О

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена.

Значение и задачи бухгалтерии Почему бухгалтерия так важна в функционировании субъекта? Почему требуется отдельное лицо для ее ведения? Во-первых, на сегодняшний день бухучет — сложная, многогранная наука, освоение которое обуславливает допуск к ее ведению.

Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.

Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.

Такие элементы бухучета, как двойное отображение данных, точность информации, фиксация экономических и правовых обоснований операций, применение учетных средств и обобщение данных, появлялись постепенно в различные эпохи.

Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей). Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание? Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа.

Скачать бланк формы 6-НДФЛ Для каждого вида выплат предусмотрены отдельные строчки с 100 по 140, расположенные по хронологии. В случае нехватки строк добавляются дополнительные страницы документа. Дублирование первого раздела при этом не требуется. Куда и в какие сроки нужно сдавать Расчет представляется нарастающим итогом поквартально, т.е. четыре раза в год.

Штатное расписание (форма Т-3)

Бухгалтер имеет при себе фирменную печать организации. Отдел бухгалтерии — пожалуй, главное подразделение в компании.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

Сегодня рассмотрим тему: «штатная расстановка образец и бланк» и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в комментариях к статье.

Штатное расписание работников: правила составления

С помощью штатного расписания осуществляется определение размера заработной платы, количества должностей и сотрудников предприятия. Для крупных фирм это незаменимый инструмент корректировки различных аспектов корпоративной жизни.

Это профессиональный сайт для юристов и кадровиков, которые решают трудовые конфликты. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.

Как сделать штатную расстановку: образец и рекомендации

Статьи по теме

Чтобы проанализировать состояние кадров компании, составляют несколько документов. Один из них – штатная расстановка, образец которой поможет при подготовке документа.

Составьте бланк штатной расстановки по образцу

Одна из задач кадровой службы – контролировать занятость в компании, наличие работников на должностях, которые предусмотрели в расписании. Чтобы было удобнее работать с информацией, используют специальный документ – штатную расстановку. Штатная расстановка (иначе – штатный список, штатное замещение) – это документ, в котором собирают сведения о занятых и свободных кадровых единицах. Чтобы разработать шаблон под свои нужды, воспользуйтесь проверенным образцом.

Читайте так же:  Комплект документов для перевозки груза

Что такое штатная расстановка как кадровый документ

Штатная расстановка не относится к документам, которые кадровики должны вести обязательно. Это просто удобный документ для систематизации сведений о текущем кадровом составе. Поэтому его часто используют. С его помощью легче анализировать как занятость в компании, так и систему оплаты труда.

Что почитать по теме в журнале «Трудовые споры»

Как правило, в нем указывают:

  • наименование единицы;
  • ФИО сотрудника, который числится на этой должности;
  • табельный номер сотрудника;
  • условия оплаты труда.

Также в штатную расстановку могут включить графы для данных о:

  • стаже работы сотрудника;
  • принадлежности к особым категориям (например, сотрудник – пенсионер, инвалид, несовершеннолетний);
  • характере занятости (полная занятость, совместитель и т. д.).

Штатную расстановку составляют в произвольной форме

Для документа не утвердили специальной унифицированной формы. Штатную расстановку составляют в свободном виде. Для разработки шаблона сообразно нуждам вашей компании можно:

  • скачать образец (см. выше);
  • воспользоваться стандартной формой № Т-3 и дополнить необходимыми графами. Форму № Т-3 Госкомстат утвердил для кадрового расписания (постановление от 05.01.2004 № 1).

При заполнении в бланк вносят:

  • наименование компании;
  • название и номер документа;
  • дату составления – сведения в штатной расстановке актуальны на день заполнения;
  • должность, ФИО и подпись ответственного сотрудника. Как правило, это руководитель кадрового отдела.

После того, как кадровики заполнят таблицу, подводят итог. Внизу документа указывают, сколько должностей из штатного расписания заполнено и сколько вакантных. В штатную расстановку вносят коррективы, если:

  • на вакантные позиции трудоустроили новых сотрудников;
  • кто-то из прежних сотрудников уволился, и появились вакансии;
  • изменили кадровое расписание и часть должностей убрали либо добавили;
  • при иных кадровых изменения.

По каким правилам работать с документом

Как оформлять и хранить документ, зависит от внутренних правил компании. Если его ведение не ввели в обязательном порядке, можно:

  • составлять таблицу в электронном виде;
  • не делать дополнительных распечаток, которые потребуют специального утверждения и наличия подписей руководства.

Зачастую компании ведут документ именно в таком формате, так как он не является обязательным и носит вспомогательный характер.

Тем не менее, работодатель вправе потребовать, чтобы штатные расстановки составляли обязательно, и закрепить требования его оформления в соответствующем локальном акте. Тогда:

  • документ ведут в соответствии с установленными требованиями;
  • делают бумажные копии, утверждают и подписывают их у ответственных лиц;
  • хранят в течение 75 лет (п. 74 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Несоблюдение правил работы с документом, которые утвердили в компании, является нарушением. Ответственность сотрудников за нарушение наступает согласно условиям локальных актов работодателя.

Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами. Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию. Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее кадровым составом.

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Для чего используется штатное замещение

Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

В общем случае этот документ содержит:

  • штатное расписание труда
  • перечень сотрудников и занятых ими должностей
  • точную зарплату каждого работника

Использование таких списков позволяет кадровикам организации всегда иметь понимание относительно кадровой ситуации. Однажды составив и своевременно корректируя документ, представители отдела кадров без проблем могут отслеживать текучку сотрудников и грамотно реагировать на нее.

Помимо этого, отраженные в расстановке сведения нередко требуются госструктурам, поэтому при наличии соответствующей необходимости и самого документа руководителю предприятия не потребуется внепланово заниматься сбором сведений о кадровом составе. В общем, юридической подоплеки в ведении штатного замещения нет, но вот с точки зрения общего предназначения для организации эта бумага будет более чем полезна.

Порядок ведения документа

Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:

  1. Штатное замещение – это удобный инструмент кадрового учета.
  2. Законодательство РФ не обязывает вести данный документ, поэтому руководители организации или представители отдела кадров сами должны определить соответствующую необходимость.

Порядок ведения расстановки ничем не отличается от принципов использования хозяйственной документации в компаниях России. Так как законодатель не предъявляет существенных требований ни к содержанию, ни к общему виду замещения, организации вправе собственнолично определять формат документа. Единственное, что следует учитывать при ведении штатной расстановки – это нормы и правила делопроизводства, принятые в РФ.

При оформлении замещений и их использовании российские кадровики часто используют форму Т-3.

В обычном варианте она применяется для ведения штатного расписания труда на предприятии, но при необходимости составления замещения слегка модернизируется. В частности, в табличную структуру документа включают несколько столбцов для отражения сведений о сотрудниках, их категориях, зарплаты и другой информации.

Следует отметить, что рекомендации по оформлению штатного замещения законодательством РФ все же предусмотрены. В частности, подобные сведения можно найти в Приказах:

  • Ростехнадзора под номером 372 от 30.05.2008 года
  • и Минкультуры России под номером 558 от 25.08.2010 года

Имеющиеся в законодательных актах рекомендации не обязательны к соблюдению и могут учитываться организациями по желанию. В любом случае, прямых указаний по оформлению и ведению штатного замещения законодатель не предусмотрел.

Образец и содержание расстановки

Как было упомянуто ранее, в качестве бланка штатной расстановки используется форма Т-3, предназначенная для ведения расписания труда в российских организациях. Путем простой модернизации данная форма превращается в замещение и становится заметно расширенней в плане содержания. В общем случае в документе отражают:

  • его номер в организации
  • дату составления
  • кодовые сведения о сотрудниках
  • все виды их возможных зарплат (за полный, сокращенный рабочий день и т.п.)
  • расписание труда
  • информацию об ответственном лице за ведение расстановки и его подпись (как правило, им является начальник отдела кадров)
Читайте так же:  Можно ли частично использовать учебный отпуск

Все сведения в штатном замещении отражают в виде таблицы для удобства их восприятия. При необходимости в организации могут расширить содержание документа, добавив к отмеченным пунктам что-то еще. Нередко в расстановках также указывают категории всех сотрудников и информацию об их отпуске.

Скачать заполненную форму расстановки можно здесь:

Скачать бланк заполнения штатного замещения удастся тут:

Сроки и другие особенности хранения штатного замещения

В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.

Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.

Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.

Непосредственно за хранение документа ответственно лицо, которое отражено в нем в качестве такового. Зачастую им является начальник отдела кадров, однако при необходимости в соответствующую графу можно вписать любого представителя отдела кадров или же руководителя организации. На законодательном уровне полномочия и требования к ответственному за хранение замещения лицу не определены, поэтому в этом плане следует полагаться исключительно на нормативно-правовые акты самого предприятия.

На этом наиболее важные сведения по резюмированному вопросу подошли к концу. Как видите, штатное замещение – довольно-таки многофункциональный и полезный документ. Стоит ли его вести или нет? Вопрос сложный. Пожалуй, представители любой организации должны ответить на него сами. Надеемся, представленный материал был полезен всем читателям нашего ресурса.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Штатная расстановка: образец

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Для чего нужна штатная расстановка

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3. В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Ведение штатной расстановки

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Образец и бланк штатной расстановки

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так:

Также вы можете бесплатно скачать бланк штатной расстановки (можете заполнить его самостоятельно).

Срок хранения штатной расстановки

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источники


  1. Зайков, Д.Е.; Звягинцев, М.Г. 100 распространенных вопросов по оформлению земли; Издательский дом Ра’, 2011. — 192 c.

  2. Юсуфов, А. Г. История и методология биологии / А.Г. Юсуфов, М.А. Магомедова. — М.: Высшая школа, 2014. — 238 c.

  3. Кабинет для девочки. Объемная аппликация. — М.: Проф-Пресс, 2014. — 10 c.
  4. Скурихин, А.П. Испанско-русский юридический словарь: моногр. / А.П. Скурихин. — М.: Русский язык — Медиа, 2014. — 552 c.
  5. Гриненко А. В., Костанов Ю. А., Невский С. А., Подшибякин А. С. Адвокатура в Российской Федерации; Проспект — Москва, 2011. — 216 c.
Штатная расстановка образец заполнения
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here